ActaFlow è un software di automazione documentale basato su intelligenza artificiale, pensato per broker, agenzie e consulenti del settore energetico. Si collega alle caselle email (Gmail e PEC), legge i messaggi in arrivo, riconosce i documenti allegati e organizza automaticamente clienti, fornitori e pratiche in un'unica dashboard. Offre un piano gratuito per sempre.
Questi problemi ti costano ore ogni giorno.
E ActaFlow nasce per eliminarli tutti.
Email infinite con allegati sparsi.
Documenti persi tra Gmail e cartelle locali.
Pratiche incomplete perché manca "l'ultimo PDF".
Ore buttate in lavoro ripetitivo.
La soluzione
Connetti caselle PEC e Gmail. ActaFlow legge automaticamente le email in arrivo e riconosce i documenti allegati.
AI che classifica automaticamente. Ogni documento viene analizzato, riconosciuto e assegnato alla pratica corretta senza intervento manuale.
Dashboard con tutto sotto controllo. Vedi clienti, fornitori, documenti e stato pratiche. Sempre aggiornati, sempre accessibili.
Zero matching manuale. Niente più drag & drop, nomi file o cartelle. Tutto avviene in automatico, in pochi secondi.
Come funziona
ActaFlow lavora mentre le email arrivano. Tu vedi il risultato finale: pratiche complete, dati ordinati e sincronizzati.
Colleghi la mail. Gmail o PEC. 30 secondi e sei pronto.
ActaFlow organizza tutto. Email, documenti, pratiche. Tutto automaticamente classificato e collegato.
Tu lavori solo sulle eccezioni. Approvi o correggi solo quando necessario. Il 90% è già fatto.
Sincronizza con il tuo CRM. I documenti processati vengono trasferiti automaticamente alla tua piattaforma CRM.
Il flusso: le email in arrivo (Gmail e PEC, allegati inclusi) vengono lette, i documenti riconosciuti con estrazione di dati e campi personalizzati, la pratica viene aggiornata e collegata a cliente e partner, infine i dati pronti vengono sincronizzati con il CRM.
Un'unica piattaforma
Un'unica piattaforma che legge le tue email, capisce i documenti e li collega automaticamente alle pratiche giuste.
Email → Pratiche. L'AI legge le email, riconosce documenti e li assegna alle pratiche corrette.
Zero matching manuale. Niente più drag & drop, nomi file o cartelle. Tutto avviene in automatico.
Tutto sotto controllo. Clienti, fornitori, documenti e stato pratiche in un'unica dashboard.
Tutto ciò che serve per scalare
Dalle funzionalità base a quelle enterprise, trova il piano perfetto per te.
Integrazioni. Free: 1 email e 1 CRM. Professional: 3 email, 3 CRM e CRM custom. Business: 10 email, CRM illimitati e CRM custom.
Playbook. Free: 1 playbook e 30 run al mese. Professional: 10 playbook e 1.000 run al mese. Business: playbook illimitati e 5.000 run al mese.
Knowledge. Free: 20 documenti totali. Professional: 500 documenti e knowledge dinamica. Business: 2.000 documenti e knowledge dinamica.
Disegnato per il tuo business, non per i tecnici
Aggiungere un'automazione non richiede sviluppatori, consulenti o un progetto di integrazione. Lo spiega chi fa il lavoro, ActaFlow lo esegue.
Email e CRM
La connessione è guidata, passo dopo passo. Quelli che usi già.
Knowledge
Trascini i file, o cerchi una fonte da tenere aggiornata. Anche qui, tutto guidato.
Playbook
Lo spieghi a parole, poi viene eseguito.
Team
Più operatori sullo stesso workspace, con ruoli e permessi. Solo piano Business.
Audit trail
Ogni azione, modifica e approvazione resta registrata. Per compliance e aziende regolamentate. Solo piano Business.
Cifratura
Email, documenti e connessioni restano cifrati. Il traffico viaggia su HTTPS. AES-256, PBKDF2, SHA-256.
Automazione sotto controllo
ActaFlow automatizza il lavoro ripetitivo, ma lascia a te i punti di decisione importanti. Tu decidi solo quando serve (human in the loop).
Lavoro automatico (98% dei casi)
Legge email in arrivo e allegati, riconoscendo documenti e contesto operativo.
Estrae i campi rilevanti e li collega a clienti, partner e pratica corretta.
Segnala incongruenze e genera follow-up per dati mancanti, monitorando lo stato della pratica.
Sincronizza verso il CRM e migliora progressivamente dai pattern dell'utente.
Revisione mirata
Rivedi i dati estratti con evidenza precisa della fonte usata per ogni campo.
Approvi follow-up già preparati dall'AI prima dell'invio al cliente.
Comandi il caricamento sul CRM oppure lo mantieni sotto approvazione.
Definisci il livello di autonomia: dal flusso assistito al processo completamente automatico.
Personalizza le tue automazioni
ActaFlow si adatta al tuo modo di lavorare. Aggiungi documenti custom, definisci campi personalizzati da estrarre, e lascia che il sistema impari dai tuoi pattern per diventare sempre più preciso ed efficiente. Documenti custom, pattern learning, campi personalizzati, email pre-filtering.
Piani per ogni esigenza
Nessuna carta richiesta • Cancella quando vuoi • Piano gratuito, per sempre.
Free — Gratis
1 connessione email
30 email/mese
20 documenti/mese
Assistente AI in chat (20 messaggi/mese)
Elaborazione email automatica dall'AI
Estrazione POD/PDR automatica
Dashboard clienti
Export CSV manuale
Professional — €149/mese (più scelto)
3 connessioni email
1.000 email/mese
500 documenti/mese
Assistente AI in chat (1.000 messaggi/mese)
Export automatico schedulato
Webhook per CRM
Priorità AI maggiore
Templates personalizzati
Supporto prioritario 24h
Business — €349/mese
10 connessioni email
5.000 email/mese
2.000 documenti/mese
Assistente AI in chat (illimitato)
Multi-operatori (team)
CRM integration completa
Audit trail immutabile
Priorità AI massima
SLA 99.9% + Supporto 24/7
Domande frequenti
Cos'è un playbook?
È il flusso che ActaFlow esegue al posto tuo: legge le email, usa la knowledge, aggiorna le pratiche e parla col CRM. Lo spieghi a parole, poi lo lanci.
Serve un tecnico per partire?
No. Colleghi email e CRM, aggiungi i documenti o i link che usi, e descrivi come lavori. Niente API da scrivere e niente progetto di integrazione.
ActaFlow sostituisce il mio CRM?
No. Lavora sopra a quello che usi già: prepara i dati e li sincronizza verso HubSpot, Salesforce, Zoho o un CRM custom.
Quali email e CRM posso collegare?
Sul Free: Gmail o PEC e un CRM. Sul Professional anche Outlook, fino a 3 caselle e 3 CRM, più un CRM custom. Sul Business: 10 caselle e CRM illimitati.
Posso collegare un CRM che non è in elenco?
Sì, dal piano Professional in su: il connettore custom serve proprio per i CRM che non sono HubSpot, Salesforce o Zoho.
Cos'è la knowledge? E quella dinamica?
La knowledge sono i documenti e le fonti che registri, un totale, non un rinnovo mensile. Quella dinamica tiene aggiornate da sole fonti come listini e siti: è sui piani a pagamento.
Cosa include il piano gratuito?
1 casella email, 1 CRM, 1 playbook, 30 run al mese e 20 documenti. Basta per provare il flusso vero, senza carta.
Serve la carta di credito per iniziare?
No. Ti registri e usi il piano Free senza carta. La carta serve solo se passi a Professional o Business.
Posso cambiare piano o cancellare quando voglio?
Sì. Gli upgrade partono subito. I downgrade e le cancellazioni valgono a fine periodo già pagato, senza penali. Il Free non scade.
Posso decidere cosa fa l'AI da sola?
Sì. Decidi quali passaggi restano automatici e quali chiedono una tua review prima di inviare, aggiornare una pratica o scrivere sul CRM.
Cosa succede se manca un documento o un dato?
ActaFlow segnala l'anomalia e prepara il follow-up sulla pratica. Approvi e invii, senza ricostruire tutto a mano.
Come funzionano team e audit trail?
Sul piano Business aggiungi operatori con ruoli e permessi. L'audit trail tiene traccia di ogni azione, modifica e approvazione.
Come sono protetti i dati?
Email, documenti e connessioni sono cifrati. Usiamo AES-256, PBKDF2 e SHA-256. Il traffico passa su HTTPS.
Quanto tempo serve per iniziare?
La configurazione base è questione di minuti. Colleghi i canali, aggiungi la knowledge e spieghi il primo playbook.