Auftragsverarbeitungsvertrag
Letztes Update: 13. Oktober 2026
Parteien und Anwendungsbereich
Diese Vereinbarung ergänzt die ActaFlow-Nutzungsbedingungen, soweit ACTAFLOW S.R.L. personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, um den Dienst bereitzustellen. Der Kunde handelt als Verantwortlicher oder als von seinem Verantwortlichen autorisierter Auftragsverarbeiter; ActaFlow handelt entsprechend als Auftragsverarbeiter oder Unterauftragsverarbeiter. Kundeninformationen, die für Abrechnung, Sicherheit und Vertragsverwaltung erforderlich sind, werden von ActaFlow als Verantwortlicher gemäß seinem Datenschutzhinweis verarbeitet.
Gegenstand und Weisungen
Die Verarbeitung dauert für die Dauer der Leistungserbringung sowie die danach erforderliche Zeit zur Rückgabe oder Löschung der Daten. Sie umfasst die Erhebung aus autorisierten Quellen, Speicherung, Organisation, Suche, KI-Analyse, Erstellung von Ausgaben, Offenlegung gegenüber autorisierten Empfängern und Löschung. Weisungen bestehen aus dem Vertrag, Konfigurationen und Anfragen autorisierter Plattformnutzer. ActaFlow verarbeitet Daten ausschließlich gemäß diesen Weisungen, auch für Übermittlungen, sofern nicht gesetzlich anders vorgeschrieben; in diesem Fall informiert ActaFlow den Kunden vorab, soweit zulässig. ActaFlow informiert den Kunden, wenn es der Ansicht ist, dass eine Weisung gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt.
Daten und betroffene Personen
Zu den Daten gehören Informationen aus Nachrichten, Dokumenten, Knowledge, Integrationen, Playbooks und Durchläufen: Identitäts-, Kontakt-, berufliche, vertragliche und administrative Angaben sowie weitere vom Kunden ausgewählte Inhalte. Betroffene Personen können Mitarbeiter, Auftragnehmer, Kunden, Lieferanten und Korrespondenzpartner sein. Besondere Kategorien personenbezogener Daten und Daten über strafrechtliche Verurteilungen sind für die Nutzung des Dienstes nicht erforderlich; der Kunde prüft vor deren Bereitstellung die Rechtmäßigkeit und geeignete Garantien. Growth kann zudem Werbekonto-Kennungen und Berechtigungen, Kampagnen- und Leistungsdaten, professionelle Lead-Informationen, Prompts, Bilder, Videos, Voiceover-Skripte und Audiodateien umfassen. Betroffene Personen können auch potenzielle Kunden und in den übermittelten Materialien dargestellte Personen sein.
Vertraulichkeit und Sicherheit
ActaFlow beschränkt den Zugriff auf autorisierte Personen, die einer Vertraulichkeitsverpflichtung unterliegen. Es wendet risikoangemessene Maßnahmen an, darunter Authentifizierung, Arbeitsbereichs- und Rollenberechtigungen, Schutz bei der Übertragung und im Ruhezustand, Verschlüsselung von Integrationszugangsdaten, Protokollierung von Verarbeitungstätigkeiten und Löschverfahren. Kunden verwalten den Teamzugriff, Anweisungen, Freigaben und ihre eigenen Geräte. Die Maßnahmen sind im Datenschutzhinweis beschrieben und können sich weiterentwickeln, ohne das vertraglich geschuldete Schutzniveau zu mindern.
Unterauftragsverarbeiter und Übermittlungen
Der Kunde erteilt eine allgemeine Genehmigung für die im Abschnitt „Anbieter“ des Datenschutzhinweises aufgeführten Anbieter für ihre jeweiligen Funktionen. ActaFlow legt diesen Unterauftragsverarbeitern im Wesentlichen gleichwertige Datenschutzpflichten auf, bleibt für deren Leistung verantwortlich und informiert den Kunden vor Hinzufügungen oder Ersetzungen, wobei angemessene Zeit für begründete Einwände eingeräumt wird. Kann ein berechtigter Einwand nicht ausgeräumt werden, prüfen die Parteien eine Alternative oder die Beendigung der betroffenen Funktion. Übermittlungen außerhalb des EWR erfordern eine anwendbare Garantie nach Kapitel V der DSGVO; die allgemeine Genehmigung von Unterauftragsverarbeitern allein genügt dafür nicht.
Unterstützung und Vorfälle
Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der verfügbaren Informationen unterstützt ActaFlow bei Anfragen betroffener Personen sowie bei Pflichten zu Sicherheit, Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorheriger Konsultation. Es benachrichtigt den Kunden unverzüglich, nachdem es von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Kenntnis erlangt hat, und stellt verfügbare Informationen sowie spätere Aktualisierungen bereit. Der Kunde bleibt als Verantwortlicher für die Meldung an Behörden und betroffene Personen zuständig.
Rückgabe, Löschung und Audits
Nach Beendigung der Verarbeitung kann der Kunde die Rückgabe der verfügbaren Daten und die Löschung von Kopien verlangen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Technische Kopien folgen ihren eigenen Löschzyklen und bleiben geschützt sowie ungenutzt für andere Zwecke. ActaFlow stellt die zum Nachweis der Einhaltung dieser Vereinbarung erforderlichen Informationen bereit und ermöglicht verhältnismäßige, abgestimmte Prüfungen, die die Vertraulichkeit anderer Kunden wahren, einschließlich Audits durch den Kunden oder einen unabhängigen Prüfer. Kontakt für diese Vereinbarung: info@actaflow.ai.