Datenschutzhinweis

Letztes Update: 13. Oktober 2026

Wer Ihre Daten verarbeitet

Verantwortlicher für Konto-, Abonnement-, Sicherheits- und Supportdaten ist ACTAFLOW S.R.L., USt-IdNr. 04311920138, Via Canturina 153, 22100 Como (CO), Italien. Datenschutzkontakt: info@actaflow.ai; zertifizierte E-Mail (PEC): actaflow@namirialpec.it. Dieser Hinweis gilt für die ActaFlow-Website und den Dienst. Für Inhalte, die einem Business-Arbeitsbereich anvertraut werden, handelt ActaFlow als Auftragsverarbeiter nach Weisung des Kunden. Der Kunde bleibt Verantwortlicher oder handelt als Auftragsverarbeiter für seinen eigenen Verantwortlichen. Unser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) regelt dieses Verhältnis.

Erhobene Daten und ihre Quellen

Wir erheben Informationen, die Sie bei der Registrierung und in den Einstellungen angeben: Name, E-Mail, optionale Geschäfts- und Steuerangaben, Adresse, Tarif und Nutzung des Dienstes. Firebase Authentication verwaltet die Anmeldung und, falls konfiguriert, den zweiten Faktor. Wir haben keinen Zugriff auf Ihr Passwort im Klartext. Stripe wickelt Zahlungen ab: ActaFlow erhält Zahlungsreferenzen und -status, nicht Ihre vollständige Kartennummer. Daten im Arbeitsbereich umfassen Chat-Nachrichten, hochgeladene Dateien und Dokumente, Knowledge und dessen Quellen, Informationen aus autorisierten Integrationen, Playbook-Konfigurationen, Ergebnisse, Durchlaufverlauf und Aktivitätsprotokolle. Quellen können von Ihnen, autorisierten Teammitgliedern, verbundenen Diensten oder Seiten und Ressourcen stammen, die Sie uns zu konsultieren bitten. Sie können Informationen über Kunden, Kollegen, Korrespondenzpartner und andere Personen enthalten. Wir verarbeiten außerdem technische Informationen, die für den Betrieb und die Sicherheit des Dienstes erforderlich sind, etwa IP-Adressen, Browser, Anfragen und Fehler. Wenn Sie die Diktierfunktion aktivieren, wird das Mikrofon mit der Erlaubnis Ihres Geräts genutzt; die Audiodaten werden zur Transkription gesendet, und der resultierende Text kann dem Chat hinzugefügt werden.

Google-Nutzerdaten und angeforderte Berechtigungen

Die Anmeldung bei ActaFlow mit Google und die Verbindung von Gmail sind getrennte Vorgänge. Die Anmeldung nutzt Ihre Kontoidentität, E-Mail-Adresse und grundlegende Profildaten; sie autorisiert für sich genommen keinen Gmail-Zugriff. Wenn Sie Gmail verbinden, fordern wir die Postfach-Identität sowie, je nach aktivierten Funktionen, die Berechtigung an, Nachrichten zu lesen (gmail.readonly) und E-Mails in Ihrem Namen zu senden (gmail.send). Das Lesen umfasst Absender, Empfänger, Betreff, Nachrichtentext, Daten, Nachrichten- und Thread-Kennungen, bestehende Labels und Anhänge. Verlaufskennungen und Gmail-Benachrichtigungen ermöglichen es uns, neue Nachrichten zu erkennen. Bei direkten Verbindungen speichern wir verschlüsselte Zugriffs- und Refresh-Token. Bei Verbindungen, die von Composio verwaltet werden und bereits vor der Autorisierung als solche gekennzeichnet sind, verwahrt und nutzt Composio die Token; ActaFlow speichert die Verbindungsreferenz. Wir fordern niemals Ihr Google-Passwort an. Der Zustimmungsbildschirm von Google zeigt die tatsächlichen Berechtigungen an und kann bei verwalteten Verbindungen Composio als anfragende Anwendung ausweisen. Die verfügbaren Scopes hängen von der Verbindungskonfiguration ab. Neue Funktionen, die zusätzliche Daten oder Berechtigungen erfordern, werden erläutert, bevor eine neue Autorisierung angefordert wird.

Wie Google-Nutzerdaten verwendet werden

Gmail-Daten werden für die von Ihnen konfigurierten, sichtbaren Funktionen verwendet: Anzeigen und Durchsuchen von Terminen, Verstehen von Anfragen und Dokumenten, Erstellen oder Ausführen von Playbooks, Erzeugen von Ergebnissen und Versenden der angegebenen E-Mails. Automatisierungen können im Hintergrund gemäß Ihren autorisierten Anweisungen laufen; für die Freigabe konfigurierte Schritte warten auf Ihre Entscheidung. Relevante Inhalte können für KI-Funktionen je nach für den Arbeitsbereich gewähltem Anbieter von Anthropic (Claude) oder OpenAI verarbeitet werden, von Voyage AI für die semantische Suche und von Pinecone zur Speicherung des Suchindex; Dokumente können von Google Document AI verarbeitet werden. Diese Verarbeitung wird offengelegt, bevor eine Verbindung autorisiert wird. Die Weitergabe an andere Integrationen oder Empfänger richtet sich nach Ihren Playbook-Anweisungen und den Berechtigungen im Arbeitsbereich. Unser Umgang mit Google-API-Daten folgt der Google API Services User Data Policy und ihren Limited-Use-Anforderungen. Wir verkaufen diese Daten nicht und nutzen sie nicht für Werbung, Werbeprofile, Bonitätsprüfungen oder das Training allgemeiner KI-Modelle. Diese Einschränkungen gelten auch für abgeleitete Daten. Mitarbeitende lesen Google-Inhalte nicht, es sei denn, Sie stimmen dem Zugriff auf bestimmte Daten ausdrücklich zu, der Zugriff ist aus Sicherheitsgründen notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben, im Rahmen der von Google zugelassenen Ausnahmen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verwenden Kontodaten, um den Dienst und Support bereitzustellen und unseren Vertrag mit Ihnen zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); steuerliche Aufzeichnungen, um gesetzlichen Pflichten nachzukommen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO); und Informationen, die für Sicherheit und Missbrauchsprävention erforderlich sind, auf Grundlage unseres berechtigten Interesses am Schutz des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), vorbehaltlich der Rechte betroffener Personen. Für Werbekommunikation und jegliches nicht notwendige Tracking gilt eine gesonderte, freiwillige Einwilligung. Sie können diese widerrufen, ohne den Zugriff auf vertragliche Funktionen zu verlieren. Inhalte im Arbeitsbereich werden nach Weisung des Kunden gemäß dem AVV verarbeitet. Kunden müssen für die Daten anderer Personen eine geeignete Rechtsgrundlage schaffen, diese informieren und Automatisierungen entsprechend konfigurieren. Die technische OAuth-Autorisierung ersetzt diese Pflichten nicht. Für die Registrierung oder das Verbinden eines Dienstes ist keine Einwilligung zu Marketingzwecken erforderlich.

Optionale Analyse der öffentlichen Website

Erst nach Ihrer Einwilligung zu Analysen verwenden wir Microsoft Clarity auf der öffentlichen Website actaflow.ai, um zu verstehen, wie Seiten genutzt werden, und um deren Klarheit und Funktion zu verbessern. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die freiwillig ist und unter „Cookie-Einstellungen“ widerrufen werden kann. Eine Ablehnung verhindert nicht die Nutzung der Website oder des Dienstes. Clarity wird weder vor der Einwilligung noch nach einer Ablehnung geladen. Clarity erfasst Interaktionen wie Klicks, Scrollen und Navigation, besuchte Seiten und URLs, Browser- und Geräteinformationen, pseudonyme Kennungen und technische Verbindungsdaten, einschließlich IP-Adresse und daraus abgeleitetem ungefähren Standort. Dies unterstützt Heatmaps, Nutzungskennzahlen und Sitzungsaufzeichnungen: Rekonstruktionen der Interaktionen mit der Seite, nicht jedoch Audio- oder Videoaufnahmen des Geräts. Wir laden Clarity nicht in der authentifizierten App, im Dashboard, auf Anmeldeseiten oder in Arbeitsbereichs-Chats. Wir maskieren ausdrücklich Kontaktformulare sowie die Inhalte des Test-Chats der öffentlichen Website; wir senden keine E-Mail-Adressen, Kontokennungen oder Identifikationsbefehle an Clarity. Microsoft erhält Website-Nutzungsdaten gemäß seiner eigenen Datenschutzerklärung. Die Einwilligung zur Werbespeicherung bleibt verweigert: Die Einwilligung zu Analysen autorisiert keine personalisierte Werbung. Microsoft kann Daten außerhalb des EWR, einschließlich in den Vereinigten Staaten, verarbeiten; die in seiner Dokumentation sowie im Abschnitt „Schutz und internationale Übermittlungen“ beschriebenen Garantien gelten. Details zur Erhebung und Nutzung durch Microsoft: https://www.microsoft.com/privacy/privacystatement. Gemäß den Aufbewahrungsbedingungen von Clarity werden Daten zur Sitzungswiedergabe 30 Tage lang aufbewahrt; Heatmaps, aggregierte Klickdaten sowie markierte oder favorisierte Sitzungen 9 Monate lang. Ein Widerruf stoppt die weitere Erhebung; bereits übermittelte Daten werden dadurch nicht automatisch gelöscht. Bitte wenden Sie sich bezüglich dieser Daten an info@actaflow.ai.

KI und Automatisierung

ActaFlow nutzt KI, um Anfragen zu interpretieren, Quellen zu konsultieren sowie Automatisierungen vorzubereiten und auszuführen. Antworten können Fehler enthalten: Konfigurieren Sie Freigaben und prüfen Sie Ergebnisse entsprechend den Risiken des jeweiligen Vorgangs. Autorisierte Automatisierungen können Maßnahmen ergreifen, ohne dass für jeden Durchlauf eine Bestätigung erforderlich ist. Der Dienst ist nicht für ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung auf Einzelpersonen vorgesehen, sofern nicht die gesetzlich vorgeschriebenen Voraussetzungen und Schutzmaßnahmen erfüllt sind. Laden Sie keine Daten besonderer Kategorien oder Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten hoch, ohne die anwendbaren Voraussetzungen und die Eignung des Dienstes zu prüfen. Kunden müssen die Risiken ihrer Nutzung, einen etwaigen Bedarf an einer Datenschutz-Folgenabschätzung sowie eine angemessene menschliche Aufsicht bewerten.

Growth: Leads, Werbung, Video und Sprache

Wenn Sie Growth nutzen, verarbeiten wir die Website und das Angebot, die Sie bereitstellen, Kampagnenziele und -budgets, Chat-Nachrichten, hochgeladene Materialien und generierte Ergebnisse. Die beteiligten Anbieter hängen von der angeforderten Funktion ab; sie erhalten nicht automatisch alle Inhalte des Arbeitsbereichs. Wir nutzen Pipeboard (ARTELL SOLUÇÕES TECNOLÓGICAS LTDA), um Werbekanäle zu verbinden. Wir übermitteln eine technische Arbeitsbereichskennung, um die Verbindung einzurichten. Sie autorisieren den Zugriff auf den ausgewählten Kanal: Pipeboard verarbeitet OAuth-Token, Werbekonto-Kennungen und die für autorisierte Funktionen erforderlichen Daten, etwa Kampagnen, Creatives und, soweit verfügbar, Kennzahlen. Sie benötigen kein persönliches Pipeboard-Abonnement. Verfügbare Kanäle und tatsächliche Berechtigungen entsprechen denen, die während der Verbindung angezeigt werden; die Auflistung eines Kanals in der Oberfläche bedeutet nicht, dass bereits alle Vorgänge verfügbar sind. Wir nutzen Higgsfield für die Videoerstellung und fal.ai für Videobearbeitung und Sprachsynthese, einschließlich ElevenLabs-Modellen für Voiceovers. Je nach Vorgang übermitteln wir den Prompt, den zu sprechenden Text, die gewählte Stimme und Sprache sowie etwaige Referenzdateien oder das zu bearbeitende Video. Diese Dienste können die Anbieter der verwendeten Modelle einbeziehen. ActaFlow speichert Ergebnisse sowie die zur Verwaltung von Verarbeitung und Kosten erforderlichen Referenzen im Arbeitsbereich. Das Erstellen von Inhalten veröffentlicht diese nicht automatisch und startet keine Anzeigen. Die integrierte Lead-Suche nutzt das Icypeas-Konto von ActaFlow. Wir übermitteln Zielgruppenfilter und, bei der Suche nach einer geschäftlichen E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname sowie Unternehmen oder Domain. Wir erhalten berufliche Profile, verfügbare E-Mail-Adressen und deren Zuverlässigkeitsindikatoren; dieser Ablauf sucht keine Telefonnummern. Wenn Sie AI Boost auswählen, erhält der für den Arbeitsbereich gewählte KI-Anbieter (Anthropic oder OpenAI) Ihre Kriterien, relevante Profildaten und Auszüge aus zugänglichen Unternehmensseiten, um Relevanz zu bewerten und Unsicherheiten zu identifizieren. Profile, Quellen, Bewertungen und Nutzungsreferenzen werden in Ihrem Arbeitsbereich gespeichert. Kunden können auch eigene Integrationen wie Apollo nutzen, vorbehaltlich deren Berechtigungen. Discovery und Enrichment versenden keine automatischen Nachrichten; das Finden einer Kontaktadresse begründet keine Erlaubnis zur Kontaktaufnahme. Die oben beschriebenen Einschränkungen für Google-Daten gelten weiterhin: Das Verbinden von Gmail autorisiert nicht die Nutzung seiner Inhalte für Werbung oder Werbeprofile.

Von Composio verwaltete Verbindungen

Für als verwaltet gekennzeichnete Integrationen nutzen wir Composio (Sampark Inc). Es übernimmt die Autorisierung, Zugangsdaten und API-Aufrufe an die Anbieter. Es erhält eine technische Arbeitsbereichskennung, Kennungen verbundener Konten sowie die für die angeforderten Vorgänge erforderlichen Daten, einschließlich Anfragen, Antworten, Ereignisse und gegebenenfalls Anhänge. Anbieter-Zugangsdaten werden nicht an das KI-Modell gesendet. Verlaufserkennung und Playbook-Ausführung bleiben Funktionen von ActaFlow. Composio kann Ausführungs- und Ereignisprotokolle, einschließlich Inhalten, bis zu einem Jahr lang aufbewahren; temporäre Dateien folgen seinem eigenen Löschzyklus, der mit 24 Stunden angegeben wird. Wir behaupten keine Nullspeicherung für verwaltete Verbindungen. Das Trennen der Verbindung beendet deren Nutzung in ActaFlow, löscht jedoch nicht automatisch importierte Daten oder sämtliche Protokolle des Anbieters. Bitte wenden Sie sich bezüglich bereits übermittelter Daten an info@actaflow.ai.

Schutz und internationale Übermittlungen

Wir verwenden HTTPS bei der Übertragung, Authentifizierungs- und Autorisierungskontrollen für den Arbeitsbereich, verschlüsselte Integrationsanmeldedaten sowie Schutzmaßnahmen der Cloud-Infrastruktur bei der Speicherung. Der Verwaltungszugriff ist auf betriebliche Erfordernisse beschränkt. Nicht alle Daten verwenden denselben Schlüssel oder eine Verschlüsselung auf Anwendungsebene: autorisierte Dienste müssen bestimmte Inhalte lesen können, um sie zu verarbeiten. Die Produktions-Firestore-Datenbank befindet sich in der europäischen Region eur3; die Dateispeicherung nutzt derzeit die Region US-EAST1 von Google Cloud. Einige KI- und Service-Anbieter können Daten auch außerhalb des EWR verarbeiten. Wir beanspruchen daher keine ausschließlich europäische Datenresidenz. Übermittlungen müssen durch die anwendbaren Mechanismen gemäß Kapitel V der DSGVO abgedeckt sein, etwa Standardvertragsklauseln und, soweit auf den Empfänger anwendbar, einen Angemessenheitsbeschluss. Kontaktieren Sie uns, um Informationen zu den Garantien sowie eine entsprechende Kopie anzufordern.

Aufbewahrung und Löschung

Arbeitsbereichsinhalte, einschließlich importierter Google-Daten und abgeleiteter Indizes, werden zur Erbringung des Dienstes aufbewahrt, solange Ihr Konto aktiv bleibt, bis Sie sie löschen oder die Löschung des Kontos beantragen. Das Pausieren eines Playbooks oder das Trennen eines Postfachs beendet die künftige Nutzung dieser Verbindung, löscht jedoch nicht automatisch bereits gespeicherte Dateien, Ereignisse und Ergebnisse. Sie können Ressourcen in der Plattform löschen oder eine selektive Löschung über unseren Datenschutzkontakt beantragen. Die Kontolöschung umfasst Datenbankinhalte, gespeicherte Dateien, Suchindizes und Anmeldedaten. Technische Kopien und bei Anbietern gespeicherte Daten unterliegen ebenfalls den jeweils geltenden Löschzyklen und gesetzlichen Pflichten. Informationen, die für steuerliche Pflichten, Streitigkeiten oder Sicherheitszwecke erforderlich sind, werden getrennt und nur für den notwendigen Zeitraum und Zweck aufbewahrt; Arbeitsbereichsinhalte unterliegen nicht automatisch den Aufbewahrungsfristen, die für unsere eigenen Buchhaltungsunterlagen gelten. KI-Anbieter können gemäß ihren Bedingungen technische und sicherheitsbezogene Aufbewahrungsfristen anwenden: Wir garantieren keine Null-Aufbewahrung über alle Dienste hinweg. Für zur KI-Verarbeitung hochgeladene Dateien besteht ein eigener Löschprozess. ActaFlow speichert Diktate nicht als dauerhafte Audiodatei. Standardmäßige Google-Cloud-Betriebsprotokolle sind auf 30 Tage konfiguriert; von der Google-Plattform vorgeschriebene Audit-Protokolle auf 400 Tage. Gelöschte Bucket-Dateien können als Schutz vor versehentlicher Löschung bis zu 7 Tage wiederherstellbar bleiben; diese Kopien sind in der App nicht verfügbar. Nach der Löschung bewahren wir 90 Tage lang eine technische Kontokennung ohne Arbeitsbereichsinhalte auf, um zu verhindern, dass verspätete Anfragen oder Jobs Daten erneut erzeugen. Bei Growth beendet das Trennen eines Kanals den künftigen Zugriff über diese Verbindung, löscht jedoch nicht automatisch Kampagnen und Inhalte, die von der Werbeplattform gehalten werden, oder bereits im Arbeitsbereich gespeicherte Ergebnisse. Sie können die Berechtigungen auch auf dem ursprünglichen Kanal widerrufen. Anfragen zur Löschung von bei Anbietern gespeicherten Daten unterliegen deren Verträgen und technischen Löschzyklen; wenden Sie sich bezüglich bereits übermittelter Daten an info@actaflow.ai.

Kontrolle Ihrer Google-Verbindung

Sie können Gmail unter Integrationen trennen und den Zugriff über die Seite für Drittanbieterverbindungen Ihres Google-Kontos widerrufen: https://myaccount.google.com/connections. Der Widerruf beendet neue Zugriffe, löscht jedoch nicht von selbst bereits in ActaFlow importierte Kopien. Nutzen Sie dafür die Löschfunktionen oder kontaktieren Sie info@actaflow.ai für diese Kopien. Das Löschen eines ActaFlow-Kontos kann bereits gesendete Nachrichten oder an Empfänger übermittelte Daten nicht zurückrufen. Bei verwalteten Verbindungen zeigt Google möglicherweise Composio an: Widerrufen Sie den Eintrag, der der Verbindung entspricht, die Sie beenden möchten.

Ihre Rechte

Soweit anwendbar, können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Übertragbarkeit beantragen, der Verarbeitung widersprechen und eine Einwilligung widerrufen, sofern die Einwilligung die Rechtsgrundlage ist. Kontaktieren Sie info@actaflow.ai. Wir können angemessene Informationen zur Identitätsprüfung anfordern. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Monats; eine Verlängerung um bis zu zwei weitere Monate aufgrund der Komplexität oder der Anzahl der Anfragen wird innerhalb des ersten Monats erläutert. Für Daten, die im Auftrag eines Geschäftskunden verarbeitet werden, wenden Sie sich an den jeweiligen Verantwortlichen; ActaFlow unterstützt bei der Beantwortung. Sie können sich bei der italienischen Garante (www.garanteprivacy.it) oder der für Sie zuständigen lokalen Aufsichtsbehörde beschweren. Vertragliche Einschränkungen heben diese Rechte nicht auf.

Cookies und Aktualisierungen

Unsere Cookie-Richtlinie beschreibt die Technologien der Website und der App. Die Sprache wird anhand der Browser- oder Geräteeinstellungen erkannt, ohne Geolokalisierung zu verwenden; Ihre manuelle Auswahl wird auf Ihrem Gerät gespeichert. Aktualisierungen werden mit ihrem Datum veröffentlicht. Wesentliche Änderungen der Zwecke oder Empfänger werden angemessen mitgeteilt; wo erforderlich, wird vor Beginn der neuen Verarbeitung eine neue Zustimmung eingeholt.

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