Accordo sul trattamento dei dati
Parti e ambito
Questo accordo integra i Termini di ActaFlow quando ACTAFLOW S.R.L. tratta dati personali per conto del cliente nell’erogazione del servizio. Il cliente agisce come titolare, o come responsabile autorizzato dal proprio titolare; ActaFlow agisce rispettivamente come responsabile o subresponsabile. I dati del cliente necessari a fatturazione, sicurezza e gestione contrattuale sono trattati da ActaFlow come titolare secondo l’informativa privacy.
Oggetto e istruzioni
Il trattamento dura per l’erogazione del servizio e il successivo tempo necessario a restituzione o cancellazione. Comprende raccolta dalle fonti autorizzate, archiviazione, organizzazione, ricerca, analisi AI, produzione di risultati, comunicazione ai destinatari autorizzati e cancellazione. Le istruzioni sono il contratto, le configurazioni e le richieste effettuate da utenti autorizzati nella piattaforma. ActaFlow tratta i dati solo secondo tali istruzioni, anche per i trasferimenti, salvo obblighi di legge, dei quali informa il cliente prima del trattamento ove consentito. Segnala al cliente se ritiene che un’istruzione violi la normativa applicabile.
Dati e interessati
I dati comprendono quelli contenuti in messaggi, documenti, conoscenze, integrazioni, playbook e relative esecuzioni: dati identificativi, contatti, informazioni professionali, contrattuali e amministrative, e altri contenuti scelti dal cliente. Gli interessati possono essere dipendenti, collaboratori, clienti, fornitori e corrispondenti. Categorie particolari e dati penali non sono richiesti come condizione del servizio: il cliente ne valuta la liceità e l’adeguatezza delle misure prima dell’inserimento.
Riservatezza e sicurezza
ActaFlow limita l’accesso alle persone autorizzate soggette a obblighi di riservatezza. Applica misure adeguate al rischio, inclusi autenticazione, autorizzazioni per workspace e ruoli, protezione dei dati in transito e a riposo, cifratura delle credenziali di integrazione, registri operativi e procedure di cancellazione. Il cliente gestisce accessi del proprio team, istruzioni, approvazioni e sicurezza dei propri dispositivi. Le misure sono descritte nell’informativa privacy e possono evolvere senza ridurre il livello di protezione contrattualmente dovuto.
Subresponsabili e trasferimenti
Il cliente autorizza in via generale i fornitori indicati nella sezione Fornitori dell’informativa privacy per le rispettive funzioni. ActaFlow impone obblighi di protezione sostanzialmente equivalenti a quelli di questo accordo, resta responsabile delle prestazioni dei subresponsabili e informa il cliente prima di aggiunte o sostituzioni, lasciando un termine ragionevole per sollevare obiezioni motivate. Se non è possibile risolvere un’obiezione legittima, le parti valutano una soluzione alternativa o la cessazione della funzione interessata. I trasferimenti fuori dallo SEE richiedono una garanzia applicabile del capo V GDPR; non basta l’autorizzazione generale ai subresponsabili.
Assistenza e incidenti
Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni disponibili, ActaFlow assiste il cliente nel riscontro ai diritti degli interessati e negli obblighi relativi a sicurezza, violazioni, valutazioni d’impatto e consultazione preventiva. Informa il cliente senza ingiustificato ritardo dopo essere venuta a conoscenza di una violazione di dati personali, fornendo le informazioni disponibili e i successivi aggiornamenti. Il cliente conserva le responsabilità di notifica all’autorità e agli interessati previste per il titolare.
Restituzione, cancellazione e verifiche
Alla cessazione del trattamento, il cliente può chiedere la restituzione dei dati disponibili e la cancellazione delle copie, salvo conservazione obbligatoria per legge. Le copie tecniche seguono i relativi cicli di eliminazione e restano protette e non utilizzate per altri scopi. ActaFlow mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo e consente verifiche proporzionate, concordate e rispettose della riservatezza degli altri clienti, inclusi audit del cliente o di un incaricato indipendente. Contatto per questo accordo: info@actaflow.ai.
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