Zugriffe auf Daten und Workflows steuern
Entscheiden Sie, wer Daten lesen, einen Workflow bearbeiten oder ein verbundenes Konto verwenden darf. ActaFlow prüft die Berechtigungen vor jedem Vorgang.
Berechtigungen für Workflows, Integrationen und Teams
Vergeben Sie Zugriffe auf Ressourcen im Arbeitsbereich und legen Sie fest, welche Aktionen jede Person ausführen darf.
Wählen Sie, welche Aktionen eine Freigabe benötigen
Legen Sie fest, welche Schritte bestätigt werden müssen, und weisen Sie bei Bedarf eine prüfende Person zu.
- Die Freigabe gilt für die geprüfte Anfrage.
- Werden Konto, Empfänger, Text oder Anhänge geändert, ist eine neue Freigabe erforderlich.
E-Mail ist versandbereit
- Account
preventivi@studioforma.example- Empfänger
- acquisti@nexo.example
- Anhang
- Angebot.pdf
Freigabe erforderlich
Ausgeführte Schritte prüfen
Prüfen Sie die Schritte und Ergebnisse, die für jeden Durchlauf protokolliert wurden.
- Bei gesendeten E-Mails bleiben Konto, Empfänger und Inhalt erhalten.
- Meldet ein Schritt ein ungewisses Ergebnis, setzt ActaFlow automatische Wiederholungen aus.
Das vollständige Aktivitätsprotokoll ist im Business-Tarif verfügbar.
Ergebnis des Vorgangs
- Account
- preventivi@studioforma.example
- Vorgang
- E-Mail senden
- Ergebnis
- Gesendet
E-Mail an acquisti@nexo.example gesendet.
Verschlüsselung und serverseitige Autorisierung
Datenschutz gilt bei der Übertragung, bei der Speicherung und vor jedem Vorgang.
Datenschutz und Datenverarbeitung- Übertragung und Speicherung
- HTTPS schützt die Übertragung. Die Cloud-Dienste verschlüsseln gespeicherte Dokumente, E-Mails und Ereignisse.
- Zugangsdaten mit Integritätsprüfung
- Zugangsdaten, die ActaFlow direkt verwaltet, werden authentifiziert verschlüsselt. So lassen sich Veränderungen an verschlüsselten Daten erkennen.
- Autorisierung für jeden Vorgang
- Das Backend prüft Berechtigungen für Arbeitsbereich, Ressource und Konto. Lesen, Bearbeiten und Ausführen erfordern jeweils eigene Berechtigungen.
ActaFlow Enterprise
Für große Unternehmen, die KI, Verarbeitung und Daten in der eigenen Infrastruktur benötigen. Gemeinsam mit Ihrem IT-Team planen wir die Architektur und die Anbindung an ActaFlow.
Fragen zu Zugriffen und Sicherheit
Werden beim Teilen eines Workflows auch meine Konten geteilt?
Nein. Der Zugriff auf Workflows und verbundene Konten wird getrennt vergeben. Jeder Vorgang muss die Berechtigungen des verwendeten Kontos einhalten.
Kann ich Lesen erlauben, ohne Änderungen zu erlauben?
Ja. Verbundene Konten haben getrennte Lese- und Schreibrechte. Auch das Ansehen, Bearbeiten und Ausführen eines Workflows sind getrennte Berechtigungen.
Kann die KI ihre Berechtigungen selbst erweitern?
Nein. Das Backend prüft das Konto und den angeforderten Vorgang. Die KI kann weder ein neues Konto autorisieren noch aus Leserechten Schreibrechte machen.
Wie werden die Daten geschützt?
Die Übertragung erfolgt über HTTPS; die Cloud-Infrastruktur verschlüsselt gespeicherte Daten. Direkt von ActaFlow gespeicherte Zugangsdaten erhalten eine zusätzliche Schutzschicht.
Erhalte ich mit einem geteilten Ergebnis auch Zugriff auf dessen Quelle?
Nein. Sie erhalten das Ergebnis, das Ihr Kollege ausgewählt hat. Der Zugriff auf Dokumente, das verbundene Konto und seinen Chat unterliegt weiterhin den jeweiligen Berechtigungen.
Können Teammitglieder unterschiedliche Berechtigungen haben?
Ja. Legen Sie die Rolle und die einzelnen Berechtigungen für jede Person fest. Anschließend können Sie den Zugriff auf einzelne Workflows und verbundene Konten bestimmen.
Wie beschränke ich den Zugriff auf Dokumente und Wissen?
Legen Sie Mitgliederberechtigungen und Zugriffe auf Ordner oder Quellen fest. Das Backend prüft beides, auch wenn die KI nach Informationen sucht.
Können wir unsere eigene KI und eigene Datenbanken verwenden?
Im Rahmen eines Enterprise-Projekts legen wir mit Ihrem IT-Team fest, welche KI-Modelle, Daten und Komponenten innerhalb Ihrer Infrastruktur angebunden werden.
Zugriffe für Ihr Team einrichten
Erstellen Sie einen Arbeitsbereich, laden Sie Kollegen ein und vergeben Sie die Berechtigungen, die Sie für den Start benötigen.