Update zur Akte vorbereiten
ActaFlow rekonstruiert die dokumentierten Tätigkeiten und sammelt die Updates der Kollegen, um eine Antwort an den Kunden vorzubereiten.
Die Anfrage
Fassen Sie Dokumente und Updates der Kollegen zusammen und bereiten Sie einen Entwurf an den Kunden zum Stand des Vorgangs vor.
ActaFlow organisiert die Schritte der Anfrage. Fügen Sie die Dokumente hinzu und prüfen Sie die Daten, bevor Sie das Ergebnis verwenden.
Die Schritte des Ablaufs
- Vorgang und Kollegen auswählenGeben Sie die Kundenanfrage an und wählen Sie Dokumente, Mitteilungen und einzubindende Ansprechpartner aus.
- Dokumentierte Tätigkeiten rekonstruierenActaFlow ordnet Tätigkeiten, eingegangene Dokumente und noch offene Anfragen mit den jeweiligen Verweisen.
- Updates bei den Kollegen anfragenDie Mitarbeitenden bestätigen abgeschlossene Tätigkeiten, erhaltene Dokumente und noch offene Punkte.
- Zu kommunizierenden Status prüfenDie Fachperson überprüft die Fakten und bestätigt, was mitgeteilt wird und welche Termine anzugeben sind.Kontrolle durch den Verantwortlichen
- Kundenupdate vorbereitenActaFlow verfasst den Entwurf mit durchgeführten Tätigkeiten, offenen Anfragen und bestätigten nächsten Schritten.
Tätigkeiten mit den zugehörigen Dokumenten
Der Verlauf verknüpft die Schritte des Vorgangs mit den ausgewählten Unterlagen.
Von den Kollegen bestätigte Updates
Tätigkeiten, die außerhalb von E-Mails durchgeführt wurden, werden erst nach Bestätigung durch den Ansprechpartner übernommen.
Antwort bereit zur Überprüfung
Der Entwurf gibt den von der Fachperson geprüften Status und die noch offenen Anfragen wieder.
Wie Sie die Automatisierung vorbereiten
ActaFlow ordnet Tätigkeiten, eingegangene Dokumente und noch offene Anfragen mit den jeweiligen Verweisen. Die Fachperson überprüft die Fakten und bestätigt, was mitgeteilt wird und welche Termine anzugeben sind.
Was Sie benötigen
- Ausgewählte Dokumente und Notizen des Vorgangs
- Relevante E-Mails oder autorisierte Gmail-Konversationen
- Updates der Mitarbeitenden und Kommunikationsvorlage
Vorgang und Kollegen auswählen
Geben Sie die Kundenanfrage an und wählen Sie Dokumente, Mitteilungen und einzubindende Ansprechpartner aus.
Dokumentierte Tätigkeiten rekonstruieren
ActaFlow ordnet Tätigkeiten, eingegangene Dokumente und noch offene Anfragen mit den jeweiligen Verweisen.
Updates bei den Kollegen anfragen
Die Mitarbeitenden bestätigen abgeschlossene Tätigkeiten, erhaltene Dokumente und noch offene Punkte.
Zu kommunizierenden Status prüfen
Die Fachperson überprüft die Fakten und bestätigt, was mitgeteilt wird und welche Termine anzugeben sind.
Kundenupdate vorbereiten
ActaFlow verfasst den Entwurf mit durchgeführten Tätigkeiten, offenen Anfragen und bestätigten nächsten Schritten.
Beschreiben Sie die Aufgabe. Die KI hilft Ihnen, Ihre Automatisierung vorzubereiten.
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AnmeldenHäufig gestellte Fragen
Wie werden Tätigkeiten einbezogen, die außerhalb von E-Mails durchgeführt wurden?
Die Mitarbeitenden beschreiben und bestätigen sie im Arbeitsplan. ActaFlow nimmt sie unter Angabe des Ansprechpartners in die Zusammenfassung auf.
Erhält der Kunde das Update automatisch?
Dieses Beispiel erstellt nach Prüfung durch die zuständige Fachperson einen Entwurf. Der Ansprechpartner entscheidet, wie und wann er versendet wird.
Welche Informationen werden für die Erstellung des Updates verwendet?
Stellen Sie die aktualisierten Unterlagen der Akte bereit und geben Sie an, welche Informationen weitergegeben werden dürfen. Der Ansprechpartner prüft, ob der Entwurf abgeschlossene Aktivitäten und noch offene Punkte klar unterscheidet.
Kann ich die Nachricht vor dem Versand prüfen?
Ja. Fordern Sie an, dass nur ein Entwurf erstellt wird, und sehen Sie die Prüfung durch den Ansprechpartner vor. Ein eventueller Versand erfordert ein verbundenes Tool und die entsprechenden Berechtigungen.
Aktenupdate erstellen
Wählen Sie die Akte aus und geben Sie an, welche Kolleginnen und Kollegen die Aktivitäten bestätigen sollen.