Übergabe der Akte vorbereiten
ActaFlow führt Dokumente, offene Aktivitäten und Aktualisierungen der ausscheidenden Kollegin bzw. des ausscheidenden Kollegen in einer Notiz für die übernehmende Person zusammen.
Die Anfrage
Erstellt Aktenverzeichnis, offene Aktivitäten und Fragen an die ausscheidende Kollegin bzw. den ausscheidenden Kollegen vor der Aktenübergabe.
ActaFlow organisiert die Schritte der Anfrage. Fügen Sie die Dokumente hinzu und prüfen Sie die Daten, bevor Sie das Ergebnis verwenden.
Die Schritte des Ablaufs
- Aktenübergabe festlegenGeben Sie die übernehmende Kollegin bzw. den übernehmenden Kollegen, das Übergabedatum und die einzubeziehenden Dokumente an.
- Verzeichnis und offene Aktivitäten erstellenActaFlow ordnet die Dokumente und erfasst abgeschlossene Aktivitäten, unklare Versionen und offene Anfragen.
- Noch offene Arbeiten bestätigenDie ausscheidende Kollegin bzw. der ausscheidende Kollege klärt Versionen, getroffene Entscheidungen und fortzuführende Aktivitäten.
- Übergabe prüfenDer Verantwortliche kontrolliert Dokumente, Aktivitäten und Zugriffsrechte und bestätigt, was an den neuen Ansprechpartner übergeben wird.Kontrolle durch den Verantwortlichen
- Übergabenotiz für den Kollegen vorbereitenActaFlow erstellt die Notiz mit zu verwendenden Dokumenten, offenen Aufgaben und bestätigten Verantwortlichen.
Verzeichnis der ausgewählten Dokumente
Jede in die Übergabe einbezogene Datei erscheint mit verfügbarem Verweis in der Notiz.
Fortzuführende Aufgaben
Der Kollege sieht offene Anfragen und vom ausscheidenden Ansprechpartner bestätigte Entscheidungen.
Vom Verantwortlichen geprüfte Notiz
Die Übergabe verwendet geprüfte Dokumente und Zugriffe, bevor die endgültige Version erstellt wird.
Wie Sie die Automatisierung vorbereiten
ActaFlow ordnet die Dokumente und erfasst abgeschlossene Aktivitäten, unklare Versionen und offene Anfragen. Der Verantwortliche kontrolliert Dokumente, Aktivitäten und Zugriffsrechte und bestätigt, was an den neuen Ansprechpartner übergeben wird.
Was Sie benötigen
- Ausgewählte Dokumente und Korrespondenz der Akte
- Übergabe-Checkliste und Hinweise zum Auftrag
- Notizen der ausscheidenden Kollegin bzw. des ausscheidenden Kollegen und des Verantwortlichen
Aktenübergabe festlegen
Geben Sie die übernehmende Kollegin bzw. den übernehmenden Kollegen, das Übergabedatum und die einzubeziehenden Dokumente an.
Verzeichnis und offene Aktivitäten erstellen
ActaFlow ordnet die Dokumente und erfasst abgeschlossene Aktivitäten, unklare Versionen und offene Anfragen.
Noch offene Arbeiten bestätigen
Die ausscheidende Kollegin bzw. der ausscheidende Kollege klärt Versionen, getroffene Entscheidungen und fortzuführende Aktivitäten.
Übergabe prüfen
Der Verantwortliche kontrolliert Dokumente, Aktivitäten und Zugriffsrechte und bestätigt, was an den neuen Ansprechpartner übergeben wird.
Übergabenotiz für den Kollegen vorbereiten
ActaFlow erstellt die Notiz mit zu verwendenden Dokumenten, offenen Aufgaben und bestätigten Verantwortlichen.
Beschreiben Sie die Aufgabe. Die KI hilft Ihnen, Ihre Automatisierung vorzubereiten.
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AnmeldenHäufig gestellte Fragen
Kann ich es für eine vorübergehende Abwesenheit verwenden?
Ja. Geben Sie den Zeitraum der Abwesenheit und die vom Kollegen zu betreuenden Aufgaben an. Die Notiz kann sich auf die notwendigen Dokumente und Entscheidungen beschränken.
Weist ActaFlow dem neuen Kollegen den beruflichen Auftrag zu?
ActaFlow erstellt den internen Plan und die Übergabenotiz. Die Auftragszuweisung und etwaige Formalitäten obliegen weiterhin dem Verantwortlichen.
Was muss die Übergabe an einen Kollegen enthalten?
Sie können eine Zusammenfassung mit Status der Akte, relevanten Dokumenten, offenen Punkten und nächsten Aufgaben anfordern. Der Ansprechpartner prüft den Inhalt vor der Weitergabe.
Erhält der Kollege auch die privaten Dokumente?
Die Arbeitsübergabe ersetzt nicht die Berechtigungen der Quellen. Konfigurieren Sie vor der Freigabe die Zugriffsrechte des Kollegen auf die benötigten Dokumente.
Übergabe einer Akte vorbereiten
Geben Sie an, wer übernimmt und welche Dokumente in der Akte enthalten sein müssen.