Beschaffungsanträge freigeben lassen
ActaFlow erfasst Grund, Kosten und Anhänge des Kaufs in einer Übersicht und holt die Freigabe des von Ihnen angegebenen Verantwortlichen ein.
Die Anfrage
Erstellen Sie den Bogen für den Bestellantrag mit Kosten, Laufzeit und Anhängen. Holen Sie die Freigabe beim angegebenen Verantwortlichen ein.
ActaFlow organisiert die Schritte der Anfrage. Fügen Sie die Dokumente hinzu und prüfen Sie die Daten, bevor Sie das Ergebnis verwenden.
Die Schritte des Ablaufs
- Beschreiben Sie den gewünschten KaufGeben Sie an, was benötigt wird, warum, den Lieferanten und die Kosten. Fügen Sie Angebot und Konditionen hinzu.
- Kaufübersicht erstellenActaFlow fasst Kosten, Laufzeit und Begründung zusammen und zeigt an, welche Informationen noch ergänzt werden müssen.
- Zuständigen Verantwortlichen ermittelnActaFlow schlägt den Verantwortlichen anhand der von Ihnen angegebenen Beträge, Schwellenwerte und Regeln vor.
- Anfrage genehmigen oder ablehnenDie berechtigte Person liest die Übersicht und bestätigt oder lehnt den Kauf ab.Kontrolle durch den Verantwortlichen
- Ergebnis an den Antragsteller mitteilenActaFlow erstellt die Zusammenfassung der Entscheidung und der gegebenenfalls einzuhaltenden Bedingungen.
Kosten und Konditionen in derselben Übersicht
Der Verantwortliche findet Grund des Kaufs, Betrag, Laufzeit und Angebot zur Prüfung vor.
Anfrage an den vorgesehenen Verantwortlichen
Welche Person einzubeziehen ist, hängt von den Schwellenwerten und Regeln ab, die das Unternehmen festlegt.
Ergebnis, das dem Team mitzuteilen ist
Die Zusammenfassung gibt die Entscheidung des Verantwortlichen wieder. Antwortet er nicht, bleibt die Anfrage in der Warteschleife.
Wie Sie die Automatisierung vorbereiten
ActaFlow fasst Kosten, Laufzeit und Begründung zusammen und zeigt an, welche Informationen noch ergänzt werden müssen. Die berechtigte Person liest die Übersicht und bestätigt oder lehnt den Kauf ab.
Was Sie benötigen
- Anfrage und Begründung des Kaufs
- Angebot und Konditionen verfügbar
- Verantwortlicher, Schwellenwerte und interne Genehmigungsregeln
Beschreiben Sie den gewünschten Kauf
Geben Sie an, was benötigt wird, warum, den Lieferanten und die Kosten. Fügen Sie Angebot und Konditionen hinzu.
Kaufübersicht erstellen
ActaFlow fasst Kosten, Laufzeit und Begründung zusammen und zeigt an, welche Informationen noch ergänzt werden müssen.
Zuständigen Verantwortlichen ermitteln
ActaFlow schlägt den Verantwortlichen anhand der von Ihnen angegebenen Beträge, Schwellenwerte und Regeln vor.
Anfrage genehmigen oder ablehnen
Die berechtigte Person liest die Übersicht und bestätigt oder lehnt den Kauf ab.
Ergebnis an den Antragsteller mitteilen
ActaFlow erstellt die Zusammenfassung der Entscheidung und der gegebenenfalls einzuhaltenden Bedingungen.
Beschreiben Sie die Aufgabe. Die KI hilft Ihnen, Ihre Automatisierung vorzubereiten.
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Kostenlose Testversion. Verwendet Beispieldaten, ohne vertrauliche Informationen.
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AnmeldenHäufig gestellte Fragen
Kann der Verantwortliche in ActaFlow genehmigen?
Ja. Sie können eine interne Bestätigung mit der autorisierten Person konfigurieren. Für eine Anfrage per E-Mail müssen Sie Empfänger, Gmail und die Bearbeitung der Antwort separat konfigurieren.
Was passiert, wenn der Verantwortliche nicht antwortet?
Die Anfrage bleibt in Wartestellung und der Einkauf wird nicht freigegeben. Im Flow legen Sie fest, wie mit der Wartezeit und einer eventuellen Rückfrage umzugehen ist.
Kann ich unterschiedliche Schwellenwerte und Verantwortliche für die Freigabe festlegen?
Beschreiben Sie im Chat die internen Regeln, die Ausgabenschwellen und die autorisierten Personen. Prüfen Sie vor dem ersten Testlauf, ob der vorgeschlagene Flow diese Regeln korrekt abbildet.
Sendet die Freigabe auch die Bestellung an den Lieferanten?
Der Freigabeschritt erfasst die im Flow vorgesehene Entscheidung. Die Erstellung einer Bestellung und weitere Vorgänge müssen Sie separat mit den verfügbaren Tools konfigurieren.
Nächste Einkaufsanfrage vorbereiten
Beschreiben Sie, was die Anfrage enthalten muss und wer bei welchen Ausgabenschwellen freigibt.