Vorgänge für das Back Office vorbereiten
ActaFlow fasst Kundendaten, gewähltes Angebot und Dokumente in einer Übersicht zusammen. Das Back Office sieht, was bereit ist und was noch fehlt.
Die Anfrage
Bereiten Sie die Aktenübersicht für das Back Office vor, mit bestätigten Daten, fehlenden Dokumenten und Aufgaben für die Kollegen.
ActaFlow organisiert die Schritte der Anfrage. Fügen Sie die Dokumente hinzu und prüfen Sie die Daten, bevor Sie das Ergebnis verwenden.
Die Schritte des Ablaufs
- Anfrage und Dokumente hochladenDer Broker gibt das gewählte Angebot an, lädt die Anhänge hoch und wählt die beteiligten Kollegen aus.
- Prüfungen zuweisenActaFlow schlägt vor, wer die Daten erfasst, wer die Dokumente prüft und wer die Akte durchsieht.
- Daten und Dokumente erfassenDie Kollegen erledigen die zugewiesenen Aufgaben und bestätigen die geleistete Arbeit.
- Akte prüfenDer Verantwortliche prüft Kundendaten, gewähltes Angebot und noch fehlende Dokumente.Kontrolle durch den Verantwortlichen
- Übersicht für das Back Office vorbereitenActaFlow teilt die Übersicht und die Dokumente nach der Bestätigung mit den berechtigten Kollegen.
Daten und Anhänge in derselben Übersicht
Das Back Office findet das gewählte Angebot, die Kundendaten und die Verweise auf die geteilten Dokumente.
Ein Kollege für jede Prüfung
Der Plan gibt an, wer die Daten erfasst, wer die Anhänge prüft und wer den Schritt freigibt.
Liste der fehlenden Punkte
Die Übersicht unterscheidet die erhaltenen Dokumente von den noch anzufordernden Daten und Anhängen.
Wie Sie die Automatisierung vorbereiten
ActaFlow schlägt vor, wer die Daten erfasst, wer die Dokumente prüft und wer die Akte durchsieht. Der Verantwortliche prüft Kundendaten, gewähltes Angebot und noch fehlende Dokumente.
Was Sie benötigen
- Kundenanfrage und Dokumente der Akte
- Checkliste des Back Office
- Beauftragte Kollegen und Verantwortlicher für die Prüfung
Anfrage und Dokumente hochladen
Der Broker gibt das gewählte Angebot an, lädt die Anhänge hoch und wählt die beteiligten Kollegen aus.
Prüfungen zuweisen
ActaFlow schlägt vor, wer die Daten erfasst, wer die Dokumente prüft und wer die Akte durchsieht.
Daten und Dokumente erfassen
Die Kollegen erledigen die zugewiesenen Aufgaben und bestätigen die geleistete Arbeit.
Akte prüfen
Der Verantwortliche prüft Kundendaten, gewähltes Angebot und noch fehlende Dokumente.
Übersicht für das Back Office vorbereiten
ActaFlow teilt die Übersicht und die Dokumente nach der Bestätigung mit den berechtigten Kollegen.
Beschreiben Sie die Aufgabe. Die KI hilft Ihnen, Ihre Automatisierung vorzubereiten.
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AnmeldenHäufig gestellte Fragen
Können die Kollegen parallel arbeiten?
Ja. Sie können die Datenerfassung und die Prüfung der Anhänge unterschiedlichen Kollegen zuweisen. Im Plan geben Sie an, welche Aufgaben sofort beginnen können und welche auf ein Ergebnis warten müssen.
Wer sieht die Dokumente des Vorgangs?
Die Kollegen mit den vorgesehenen Zugriffsrechten für diese Dokumente. Konfigurieren Sie vor dem Teilen der Zusammenfassung die Berechtigungen der beteiligten Personen.
Was kann ich in die Zusammenfassung des Vorgangs aufnehmen?
Kundendaten, gewähltes Angebot, verfügbare Dokumente, fehlende Anlagen und Aufgaben der Kollegen. Die Checkliste des Backoffice legt fest, welche Informationen zu erfassen und zu prüfen sind.
Wird die Zusammenfassung an das Portal des Anbieters gesendet?
Dieses Beispiel bereitet die interne Übergabe an das Team vor. Das Hochladen des Vorgangs in das Portal des Anbieters bleibt eine separate Aufgabe.
Nächsten Vorgang für das Backoffice vorbereiten
Beschreiben Sie Ihre Checkliste. ActaFlow bereitet die Aufgaben und die Zusammenfassung zur Prüfung durch den Verantwortlichen vor.