Vereinbarungen an das operative Team übergeben
ActaFlow fasst Angebot und E-Mails für das Team zusammen: was vereinbart wurde, wann geliefert werden muss und welche Anfragen noch zu bestätigen sind.
Die Anfrage
Erstellen Sie aus Angebot und E-Mails eine Zusammenfassung für das Team: vereinbarte Arbeiten, Fristen und noch zu bestätigende Anfragen.
ActaFlow organisiert die Schritte der Anfrage. Fügen Sie die Dokumente hinzu und prüfen Sie die Daten, bevor Sie das Ergebnis verwenden.
Die Schritte des Ablaufs
- Angebot und Bestätigungen hochladenSammeln Sie Angebot, Bestätigungs-E-Mails und nachfolgende Kundenanfragen.
- Zusammenfassen, was vereinbart wurdeActaFlow unterscheidet bestätigte Arbeiten, Liefertermine und noch freizugebende Anfragen.
- Teamaufgaben vorschlagenActaFlow schlägt vor, wer welche Aufgabe übernimmt und welche Tätigkeiten auf weitere Ergebnisse warten müssen.
- Vereinbarungen und Zuweisungen bestätigenDer Ansprechpartner prüft die erfassten Vereinbarungen und gibt frei, was mit dem Team geteilt wird.Kontrolle durch den Verantwortlichen
- Zugewiesene Arbeit beginnenDie Kollegen starten ihre Aufgaben anhand der bestätigten Übersicht und der zugänglichen Dokumente.
Vereinbarungen getrennt von neuen Anfragen
Die Übersicht unterscheidet zwischen Bestätigtem und Änderungen, die noch mit dem Kunden zu besprechen sind.
Aufgaben mit einem Verantwortlichen
Der Plan gibt an, welcher Kollege für jede Aufgabe zuständig ist und welche Ergebnisse er liefern muss.
Dokumente für den Arbeitsbeginn
Das Team erhält die freigegebene Zusammenfassung sowie die Verweise auf das Angebot und die geteilten Bestätigungen.
Wie Sie die Automatisierung vorbereiten
ActaFlow unterscheidet bestätigte Arbeiten, Liefertermine und noch freizugebende Anfragen. Der Ansprechpartner prüft die erfassten Vereinbarungen und gibt frei, was mit dem Team geteilt wird.
Was Sie benötigen
- Angebot und schriftliche Bestätigungen des Kunden
- E-Mails mit angeforderten Änderungen und Liefterminen
- Kollegen des operativen Teams und Ansprechpartner für die Übergabe
Angebot und Bestätigungen hochladen
Sammeln Sie Angebot, Bestätigungs-E-Mails und nachfolgende Kundenanfragen.
Zusammenfassen, was vereinbart wurde
ActaFlow unterscheidet bestätigte Arbeiten, Liefertermine und noch freizugebende Anfragen.
Teamaufgaben vorschlagen
ActaFlow schlägt vor, wer welche Aufgabe übernimmt und welche Tätigkeiten auf weitere Ergebnisse warten müssen.
Vereinbarungen und Zuweisungen bestätigen
Der Ansprechpartner prüft die erfassten Vereinbarungen und gibt frei, was mit dem Team geteilt wird.
Zugewiesene Arbeit beginnen
Die Kollegen starten ihre Aufgaben anhand der bestätigten Übersicht und der zugänglichen Dokumente.
Beschreiben Sie die Aufgabe. Die KI hilft Ihnen, Ihre Automatisierung vorzubereiten.
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AnmeldenHäufig gestellte Fragen
Muss ich etwas programmieren, um den Plan zu erstellen?
Sie können im Chat die zu erledigende Arbeit und die Rollen der Kollegen beschreiben. ActaFlow schlägt Aufgaben und Verantwortliche vor. Der Ansprechpartner prüft diese zusammen mit der Zusammenfassung der Vereinbarungen.
Wie unterscheidet das System eine Anfrage von einer Vereinbarung?
Bitten Sie darum, schriftliche Bestätigungen für die vereinbarte Arbeit zu verwenden. Anfragen ohne Bestätigung bleiben als offene Punkte bestehen. Der Ansprechpartner prüft die Unterscheidung vor der Übergabe an das Team.
Kann ich die Vereinbarungen von den noch zu bestätigenden Änderungen trennen?
Ja. Stellen Sie Angebot und schriftliche Bestätigungen bereit und bitten Sie darum, die vereinbarte Arbeit von neuen Anfragen zu trennen. Der Ansprechpartner prüft die Unterscheidung vor der Übergabe an das Team.
Gewährt das Teilen des Plans Zugriff auf alle Dokumente?
Das Teilen des Plans ändert die Berechtigungen der Quellen nicht. Richten Sie die Zugriffe der Kollegen auf die benötigten Dokumente ein, bevor Sie die Arbeit zuweisen.
Zusammenfassung für das operative Team erstellen
Laden Sie das Angebot und die E-Mails des Kunden hoch. ActaFlow fasst die Vereinbarungen zusammen und schlägt die Aufgaben der Kollegen vor.