Fehlende Dokumente finden

ActaFlow vergleicht die Anlagen mit Ihrer Checkliste und erstellt die E-Mail mit den beim Kunden anzufordernden Dokumenten.

Wir bereiten die Demo des Ablaufs vor …

Die Anfrage

Vergleichen Sie die Anlagen mit der Checkliste des Vorgangs. Listen Sie die fehlenden Dokumente auf und bereiten Sie eine E-Mail vor, die ich freigeben kann.

ActaFlow organisiert die Schritte der Anfrage. Fügen Sie die Dokumente hinzu und prüfen Sie die Daten, bevor Sie das Ergebnis verwenden.

Die Schritte des Ablaufs

Checkliste und Anlagen hochladenGeben Sie an, welche Dokumente benötigt werden, und laden Sie die bereits vom Kunden erhaltenen Dateien hoch.
Erhaltene Dokumente lesenActaFlow liest die Anlagen und meldet schwer lesbare Dateien oder solche mit unklarem Inhalt.
Liste der fehlenden Dokumente erstellenActaFlow vergleicht die Dateien mit der Checkliste und erstellt eine E-Mail mit den anzufordernden Ergänzungen.
Anfrage an den Kunden freigebenDer Verantwortliche prüft die angeforderten Dokumente, den Empfänger und den Text der E-Mail.Kontrolle durch den Verantwortlichen
Anfrage mit Gmail sendenActaFlow sendet die freigegebene E-Mail mit dem verbundenen Gmail-Konto und den konfigurierten Berechtigungen.

Liste der fehlenden Dokumente

Der Abgleich folgt der von der Kanzlei für diese Art von Vorgang festgelegten Checkliste.

Versandfertige E-Mail zur Prüfung

Der Entwurf listet die nachzureichenden Dokumente und die Dateien auf, die wegen schlechter Lesbarkeit erneut gesendet werden müssen.

Prüfung vor dem Versand

Der Sachbearbeiter kann Empfänger und Text vor dem Versand mit Gmail korrigieren.

Wie Sie die Automatisierung vorbereiten

ActaFlow liest die Anlagen und meldet schwer lesbare Dateien oder solche mit unklarem Inhalt. Der Verantwortliche prüft die angeforderten Dokumente, den Empfänger und den Text der E-Mail.

Was Sie benötigen

Checkliste der von der Kanzlei angeforderten Dokumente
Vom Kunden erhaltene Anlagen
Verantwortlicher für die Prüfung und Gmail-Konto für den eventuellen Versand

Checkliste und Anlagen hochladen
Geben Sie an, welche Dokumente benötigt werden, und laden Sie die bereits vom Kunden erhaltenen Dateien hoch.
Erhaltene Dokumente lesen
ActaFlow liest die Anlagen und meldet schwer lesbare Dateien oder solche mit unklarem Inhalt.
Liste der fehlenden Dokumente erstellen
ActaFlow vergleicht die Dateien mit der Checkliste und erstellt eine E-Mail mit den anzufordernden Ergänzungen.
Anfrage an den Kunden freigeben
Der Verantwortliche prüft die angeforderten Dokumente, den Empfänger und den Text der E-Mail.
Anfrage mit Gmail senden
ActaFlow sendet die freigegebene E-Mail mit dem verbundenen Gmail-Konto und den konfigurierten Berechtigungen.

Beschreiben Sie die Aufgabe. Die KI hilft Ihnen, Ihre Automatisierung vorzubereiten.

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Kostenlose Testversion. Verwendet Beispieldaten, ohne vertrauliche Informationen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich je nach Vorgangsart unterschiedliche Checklisten verwenden?

Ja. Laden Sie die passende Checkliste hoch und geben Sie an, auf welchen Vorgang sie sich bezieht. Die Kanzlei entscheidet, welche Dokumente erforderlich sind, und hält die Liste aktuell.

Kann ich die E-Mail vorbereiten, ohne sie zu versenden?

Ja. Fordern Sie nur die Liste der fehlenden Dokumente und den Entwurf an. Der Versand erfordert ein verbundenes Gmail-Konto, die notwendigen Berechtigungen und die im Workflow vorgesehene Freigabe.

Wie unterscheidet es ein bereits erhaltenes Dokument von einem noch anzufordernden?

Der Abgleich nutzt die Checkliste der Kanzlei und die von Ihnen bereitgestellten Anhänge. Bitten Sie darum, vorhandene, fehlende und noch zu prüfende Dokumente getrennt zu halten, bevor die Anfrage an den Mandanten vorbereitet wird.

Macht ein vorhandener Anhang den Vorgang vollständig?

Der Sachbearbeiter muss Lesbarkeit, Inhalt und Relevanz prüfen. Das bloße Vorhandensein der Datei belegt nicht, dass das Dokument vollständig oder für den Vorgang ausreichend ist.