Neue Kundenakte vorbereiten
ActaFlow fasst die Kundenanfrage zusammen, listet die anzufordernden Dokumente auf und schlägt vor, wer die Akte vorbereiten soll.
Die Anfrage
Erstellen Sie auf Basis der Anfrage des Neukunden ein Datenblatt mit Angaben, fehlenden Dokumenten und Aufgaben, die der Sachbearbeiter freigeben soll.
ActaFlow organisiert die Schritte der Anfrage. Fügen Sie die Dokumente hinzu und prüfen Sie die Daten, bevor Sie das Ergebnis verwenden.
Die Schritte des Ablaufs
- Kundenanfrage hochladenErfassen Sie E-Mails, Anhänge und bereits vom Kunden bestätigte Informationen.
- Aktenblatt erstellenActaFlow fasst die angeforderte Leistung, die verfügbaren Angaben und die an den Kunden zu stellenden Fragen zusammen.
- Aufgaben der Kollegen vorschlagenActaFlow schlägt vor, wer die Dokumente zusammenträgt, wer die Akte vorbereitet und wer sie prüft.
- Aktenblatt und Zuweisungen freigebenDer Sachbearbeiter prüft die angeforderte Leistung, den Dokumentenzugriff und die vorgeschlagenen Aufgaben.Kontrolle durch den Verantwortlichen
- Arbeit der Kollegen startenDie Kollegen tragen die Dokumente zusammen und bereiten die Akte gemäß den bestätigten Aufgaben vor.
Übersicht der Erstanfrage
Der Sachbearbeiter findet die angeforderte Arbeit, die Kundendaten und die verfügbaren Dokumente in derselben Übersicht.
Fragen an den Kunden
Telefonische Absprachen und unbestätigte Informationen werden unter den zu klärenden Punkten aufgeführt.
Den Kollegen zugewiesene Aufgaben
Der Plan zeigt, wer die Anhänge sammelt, wer die Akte vorbereitet und wer sie prüfen soll.
Wie Sie die Automatisierung vorbereiten
ActaFlow fasst die angeforderte Leistung, die verfügbaren Angaben und die an den Kunden zu stellenden Fragen zusammen. Der Sachbearbeiter prüft die angeforderte Leistung, den Dokumentenzugriff und die vorgeschlagenen Aufgaben.
Was Sie benötigen
- Erstanfrage und Anhänge des Kunden
- Checkliste zur Aktenanlage der Kanzlei
- Beteiligter Sachbearbeiter und Kollegen
Kundenanfrage hochladen
Erfassen Sie E-Mails, Anhänge und bereits vom Kunden bestätigte Informationen.
Aktenblatt erstellen
ActaFlow fasst die angeforderte Leistung, die verfügbaren Angaben und die an den Kunden zu stellenden Fragen zusammen.
Aufgaben der Kollegen vorschlagen
ActaFlow schlägt vor, wer die Dokumente zusammenträgt, wer die Akte vorbereitet und wer sie prüft.
Aktenblatt und Zuweisungen freigeben
Der Sachbearbeiter prüft die angeforderte Leistung, den Dokumentenzugriff und die vorgeschlagenen Aufgaben.
Arbeit der Kollegen starten
Die Kollegen tragen die Dokumente zusammen und bereiten die Akte gemäß den bestätigten Aufgaben vor.
Beschreiben Sie die Aufgabe. Die KI hilft Ihnen, Ihre Automatisierung vorzubereiten.
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Nimmt ActaFlow den Auftrag anstelle der Kanzlei an?
Dieses Beispiel bereitet die Übersicht der Anfrage vor und organisiert die Arbeit der Kollegen. Die Kanzlei entscheidet, ob sie den Auftrag annimmt, und führt die erforderlichen fachlichen Prüfungen durch.
Kann ich Sammlung und Prüfung unterschiedlichen Personen übertragen?
Ja. Legen Sie fest, wer die Anhänge sammelt und wer die Akte kontrolliert. Der Plan kann die Prüfung nach der Sammlung starten; jede Person muss Zugriff auf die benötigten Dokumente haben.
Kann ich von der bereits in der Kanzlei verwendeten Checkliste ausgehen?
Ja. Laden Sie die Eröffnungs-Checkliste zusammen mit der Erstanfrage und den Anhängen hoch. Geben Sie die beteiligten Kollegen an und wer den Plan kontrollieren und freigeben soll.
Gilt die von der KI erstellte Übersicht als Kundenüberprüfung?
Die Übersicht organisiert die Informationen und die Arbeit. Identifizierung, Annahme des Auftrags und fachliche Prüfungen bleiben Verantwortung der Kanzlei.
Bereiten Sie die Übersicht für den neuen Kunden vor
Laden Sie die erste Anfrage und die Anhänge hoch. ActaFlow fasst zusammen, was zum Start der Akte benötigt wird.