Far approvare le richieste di acquisto al responsabile giusto
ActaFlow raccoglie motivo, costo e allegati dell’acquisto in una scheda e chiede l’approvazione al responsabile che hai indicato.
Descrivi il lavoro. ActaFlow crea il flusso.
La richiesta
Prepara la scheda della richiesta di acquisto con costo, durata e allegati. Chiedi l’approvazione al responsabile indicato.
ActaFlow organizza i passaggi della richiesta. Aggiungi i documenti e controlla i dati prima di usare il risultato.
I passaggi del flusso
- Descrivi l’acquisto richiestoIndica cosa serve, perché, il fornitore e il costo. Aggiungi preventivo e condizioni.
- Prepara la scheda di acquistoActaFlow riassume costo, durata e motivazione e indica le informazioni da aggiungere.
- Individua chi deve approvareActaFlow propone il responsabile secondo importi, soglie e regole che hai indicato.
- Approva o rifiuta la richiestaLa persona autorizzata legge la scheda e conferma o rifiuta l’acquisto.Controllo del responsabile
- Comunica l’esito al richiedenteActaFlow prepara il riepilogo della decisione e delle eventuali condizioni da rispettare.
Costo e condizioni nella stessa scheda
Il responsabile trova motivo dell’acquisto, importo, durata e preventivo da esaminare.
Richiesta al responsabile previsto
La persona da coinvolgere dipende dalle soglie e dalle regole che definisce l’azienda.
Esito da comunicare al team
Il riepilogo riporta la decisione del responsabile. Se non risponde, la richiesta resta in attesa.
La richiesta gira, la decisione non arriva
Un collega chiede un acquisto in chat e allega il preventivo più tardi. Non è chiaro chi debba approvarlo e che cosa sia già stato autorizzato.
La persona autorizzata legge la scheda e conferma o rifiuta l’acquisto.
Il team richiede un servizio annuale. Nel messaggio c’è il canone mensile, ma manca l’impegno totale da sottoporre al responsabile.
Provalo con i tuoi documenti.
Descrivi l’attività in chat e aggiungi i documenti da usare.
Ti servono
- Richiesta e motivazione dell’acquisto
- Preventivo e condizioni disponibili
- Responsabile, soglie e regole di approvazione interne
- 1
Descrivi in chat soglie di spesa, responsabili e informazioni obbligatorie della richiesta.
- 2
Configura il passaggio di approvazione e come gestire un rifiuto, una risposta poco chiara o l’attesa.
Configurazione e limiti
- L’approvazione non crea da sola un ordine e non autorizza un pagamento.
- La configurazione deve prevedere rifiuti, risposte ambigue e assenza di risposta.
Descrivi cosa deve contenere la scheda e chi approva alle diverse soglie di spesa.
Leggi la richiesta di esempio
Voglio far approvare le richieste di acquisto del team. Prepara una scheda con motivazione, fornitore, costo, durata e allegati. Proponi il responsabile secondo le soglie e le regole che indicherò. Attendi la sua approvazione o il suo rifiuto e prepara il riepilogo per il richiedente. Non creare ordini e non eseguire pagamenti.
Domande frequenti
Il responsabile può approvare in ActaFlow?
Sì. Puoi configurare una conferma interna con la persona autorizzata. Per una richiesta via email devi configurare separatamente destinatario, Gmail e gestione della risposta.
Cosa succede se il responsabile non risponde?
La richiesta resta in attesa e l’acquisto non è approvato. Nel flusso definisci come gestire l’attesa e l’eventuale richiesta di un chiarimento.
Posso avere soglie e responsabili diversi per l’approvazione?
Descrivi in chat le regole interne, le soglie di spesa e le persone autorizzate. Controlla che il flusso proposto rappresenti quelle regole prima della prima prova.
L’approvazione invia anche l’ordine al fornitore?
Il passaggio di approvazione registra la decisione prevista nel flusso. La creazione di un ordine e le altre operazioni vanno configurate separatamente con gli strumenti disponibili.
Il tuo problema è diverso?
Racconta cosa devi fare. L’AI ti spiega come potresti automatizzarlo con ActaFlow.
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