Controllare quantità e importi tra fattura e ordine
Carica fattura e ordine. ActaFlow confronta quantità, importi e riferimenti e prepara la tabella delle differenze da verificare.
Descrivi il lavoro. ActaFlow crea il flusso.
La richiesta
Confronta quantità e importi di fattura e ordine. Prepara una tabella delle differenze da far verificare al referente.
ActaFlow organizza i passaggi della richiesta. Aggiungi i documenti e controlla i dati prima di usare il risultato.
I passaggi del flusso
- Carica fattura e ordineScegli i documenti della stessa fornitura e aggiungi preventivo o DDT, se disponibili.
- Leggi quantità e importiActaFlow legge voci, quantità, prezzi, date e riferimenti nei documenti.
- Mostra le differenze in tabellaActaFlow confronta le voci secondo le tolleranze indicate e segnala i dati mancanti.
- Verifica le differenzeIl referente controlla gli scostamenti e decide se approvarli o chiedere chiarimenti.Controllo del responsabile
- Riepiloga l’esito per l’amministrazioneActaFlow riassume le differenze, i documenti usati e la decisione del referente.
Quantità e prezzi a confronto
La tabella riporta le voci della fattura accanto a quelle dell’ordine e degli allegati.
Differenze da verificare
Il referente trova le quantità e gli importi discordanti con i riferimenti ai documenti.
Esito per l’amministrazione
La scheda raccoglie la decisione del referente e i chiarimenti ancora necessari.
Un totale diverso fa riaprire tutti gli allegati
L’amministrazione riceve la fattura senza sapere se un extra fosse stato concordato. Per chiarire la differenza deve recuperare ordine, preventivo e conferme del referente.
Il referente controlla gli scostamenti e decide se approvarli o chiedere chiarimenti.
| Voce | Ordine | Fattura |
|---|---|---|
| Quantità | 10 unità | 12 unità |
| Trasporto | Non previsto | Voce aggiuntiva |
Il responsabile riceve l’elenco delle differenze, con il riferimento alla fattura e all’ordine.
Dati di esempio.
Provalo con i tuoi documenti.
Descrivi l’attività in chat e aggiungi i documenti da usare.
Ti servono
- Fattura leggibile e ordine corrispondente
- Preventivo o conferme pertinenti
- Campi e tolleranze di confronto definite dall’azienda
- 1
Indica in chat quali voci confrontare e quali tolleranze ammette la tua azienda.
- 2
Carica fattura e ordine e scegli chi deve verificare le differenze prima del riepilogo.
Configurazione e limiti
- Questo esempio si ferma alla scheda di controllo: emissione, invio allo SDI e pagamento restano fuori dal flusso.
- L’amministrazione deve verificare la correttezza fiscale e gestire la registrazione contabile della fattura.
Carica i documenti e indica le voci da confrontare. ActaFlow prepara la tabella da far verificare.
Leggi la richiesta di esempio
Voglio confrontare una fattura con l’ordine e gli allegati che caricherò. Prepara una tabella con quantità, prezzi, importi e riferimenti ai documenti. Segnala le differenze e i dati mancanti e usa soltanto le tolleranze che indicherò. Chiedi al referente di verificare il risultato e prepara il riepilogo per l’amministrazione. Non registrare la fattura e non eseguire pagamenti.
Domande frequenti
La fattura viene pagata o registrata automaticamente?
Il lavoro termina con la scheda di controllo da passare all’amministrazione. Pagamenti e registrazioni contabili restano fuori da questo esempio.
Posso aggiungere il documento di trasporto?
Sì. Carica il DDT della stessa fornitura e indica quali quantità o riferimenti confrontare. Il referente verifica la lettura e le differenze nella tabella.
Posso impostare tolleranze per quantità e importi?
Sì. Descrivi le tolleranze ammesse dalla tua azienda e i campi da confrontare. Il referente verifica le differenze sulla fattura e sull’ordine prima di approvare il riepilogo.
Come provo il confronto su una fattura?
Carica una fattura leggibile e l’ordine corrispondente, aggiungendo eventuali conferme o preventivi. Indica le voci da controllare e la persona che deve rivedere il risultato.
Il tuo problema è diverso?
Racconta cosa devi fare. L’AI ti spiega come potresti automatizzarlo con ActaFlow.
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