Passare accordi e documenti dal commerciale al team operativo
ActaFlow riassume proposta ed email per il team: cosa è stato concordato, quando consegnare e quali richieste sono ancora da confermare.
Descrivi il lavoro. ActaFlow crea il flusso.
La richiesta
Dalla proposta e dalle email prepara un riepilogo per il team: lavoro concordato, scadenze e richieste da confermare.
ActaFlow organizza i passaggi della richiesta. Aggiungi i documenti e controlla i dati prima di usare il risultato.
I passaggi del flusso
- Carica proposta e confermeRaccogli proposta, email di conferma e richieste successive del cliente.
- Riassumi cosa è stato concordatoActaFlow distingue lavoro confermato, date di consegna e richieste ancora da approvare.
- Proponi i compiti del teamActaFlow propone chi svolge ciascun compito e quali attività devono aspettare altri risultati.
- Conferma accordi e assegnazioniIl referente verifica gli impegni riportati e approva ciò che verrà condiviso con il team.Controllo del responsabile
- Inizia il lavoro assegnatoI colleghi avviano i propri compiti dalla scheda confermata e dai documenti accessibili.
Accordi separati dalle nuove richieste
La scheda distingue ciò che è confermato dalle modifiche ancora da discutere con il cliente.
Compiti con un responsabile
Il piano indica il collega incaricato di ogni attività e i risultati che deve preparare.
Documenti per iniziare il lavoro
Il team riceve il riepilogo approvato e i riferimenti alla proposta e alle conferme condivise.
Il team riceve la proposta, ma gli ultimi accordi sono nelle email
Dopo il preventivo il cliente chiede modifiche e nuove date. Il team operativo deve ricostruire quali richieste siano state accettate prima di iniziare il lavoro.
Il referente verifica gli impegni riportati e approva ciò che verrà condiviso con il team.
Il cliente chiede una consegna anticipata dopo aver ricevuto il preventivo. Il commerciale deve chiarire al team se la nuova data sia stata confermata.
Provalo con i tuoi documenti.
Descrivi l’attività in chat e aggiungi i documenti da usare.
Ti servono
- Proposta e conferme scritte del cliente
- Email con modifiche richieste e date di consegna
- Colleghi del team operativo e referente del passaggio
- 1
Indica quali documenti valgono come conferma di un accordo e chi deve rivedere il riepilogo.
- 2
Aggiungi i colleghi coinvolti e configura gli accessi ai documenti del cliente prima della condivisione.
Configurazione e limiti
- Il riepilogo riporta gli accordi e non modifica il contratto. Un compito assegnato resta ancora da svolgere.
- I colleghi ricevono soltanto i documenti per cui hanno gli accessi; la condivisione del piano non concede altri permessi.
Carica la proposta e le email del cliente. ActaFlow riassume gli accordi e propone i compiti dei colleghi.
Leggi la richiesta di esempio
Voglio passare un lavoro dal commerciale al team operativo. Dalla proposta e dalle conferme scritte prepara una scheda con lavoro concordato, date di consegna e richieste ancora da confermare. Proponi i compiti dei colleghi e indica quali attività devono aspettare altri risultati. Chiedi al referente di verificare accordi, assegnazioni e documenti prima di condividere il riepilogo.
Domande frequenti
Devo programmare per preparare il piano?
Puoi descrivere in chat il lavoro da consegnare e i ruoli dei colleghi. ActaFlow propone compiti e responsabili. Il referente li controlla insieme al riepilogo degli accordi.
Come distingue una richiesta da un accordo?
Chiedi di usare le conferme scritte per il lavoro concordato. Le richieste senza conferma restano tra i punti aperti. Il referente rivede la distinzione prima del passaggio al team.
Posso separare gli accordi dalle modifiche ancora da confermare?
Sì. Fornisci proposta e conferme scritte e chiedi di distinguere il lavoro concordato dalle nuove richieste. Il referente verifica la distinzione prima del passaggio al team.
Condividere il piano concede accesso a tutti i documenti?
La condivisione del piano non modifica i permessi delle fonti. Configura gli accessi dei colleghi ai documenti necessari prima di assegnare il lavoro.
Il tuo problema è diverso?
Racconta cosa devi fare. L’AI ti spiega come potresti automatizzarlo con ActaFlow.
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