Assegnare le richieste dei clienti ai colleghi giusti
ActaFlow riassume cosa chiede il cliente e propone i colleghi incaricati di rispondere secondo le regole del tuo team.
Descrivi il lavoro. ActaFlow crea il flusso.
La richiesta
Riassumi la richiesta del cliente e proponi a chi assegnarla secondo le regole del team. Fammi confermare i casi dubbi.
ActaFlow organizza i passaggi della richiesta. Aggiungi i documenti e controlla i dati prima di usare il risultato.
I passaggi del flusso
- Leggi il messaggio del clienteActaFlow legge il messaggio fornito o lo recupera da Gmail, se collegato nel flusso.
- Riassumi cosa serve al clienteActaFlow separa le domande commerciali da quelle tecniche e indica i dati mancanti.
- Proponi a chi assegnare il lavoroActaFlow applica le regole del team e segnala le richieste senza un referente chiaro.
- Conferma le assegnazioni dubbieIl responsabile verifica i casi previsti e conferma chi deve occuparsi della richiesta.Controllo del responsabile
- Assegna la richiesta ai colleghiActaFlow condivide riepilogo e allegati con i colleghi autorizzati secondo il piano confermato.
Domande del cliente riassunte
I colleghi ricevono l’elenco delle risposte da preparare e delle informazioni ancora da chiedere.
Incarichi secondo le tue regole
Le assegnazioni seguono i tipi di richiesta e i referenti che hai definito.
Conferma per i casi dubbi
Le richieste senza un referente chiaro vengono sottoposte al responsabile prima dell’assegnazione.
La stessa email viene inoltrata a più colleghi
Una richiesta contiene domande commerciali e tecniche. L’email viene inoltrata a più persone e ciascuna deve rileggere lo scambio per capire cosa preparare e chi risponderà al cliente.
Il responsabile verifica i casi previsti e conferma chi deve occuparsi della richiesta.
Un cliente chiede prezzi e compatibilità del servizio. Il commerciale deve preparare il costo e il tecnico deve verificare i requisiti.
Provalo con i tuoi documenti.
Descrivi l’attività in chat e aggiungi i documenti da usare.
Ti servono
- Messaggio del cliente e allegati
- Tipi di richiesta e regole di assegnazione
- Colleghi incaricati e accessi ai documenti
- 1
Descrivi in chat i tipi di richiesta e indica quali colleghi se ne occupano.
- 2
Assegna gli accessi necessari. Per leggere i messaggi dalla casella, collega Gmail e configura quel passaggio.
Configurazione e limiti
- L’assegnazione interna non apre automaticamente un ticket in qualunque help desk.
- Le operazioni su strumenti esterni dipendono da collegamenti e capacità effettivamente disponibili.
Fornisci un messaggio e descrivi chi si occupa di domande tecniche, commerciali e amministrative.
Leggi la richiesta di esempio
Voglio assegnare le richieste dei clienti al mio team. Dal messaggio e dagli allegati prepara un riepilogo delle domande e dei dati mancanti. Proponi a chi assegnare ciascuna risposta secondo le regole che indicherò. Chiedimi di confermare i casi dubbi prima di assegnare il lavoro. Non inviare risposte al cliente.
Domande frequenti
Devo collegare Gmail per provare?
Puoi iniziare fornendo il testo del messaggio e gli allegati. Per recuperare le email dalla casella devi collegare Gmail e configurare il passaggio di lettura.
Posso assegnare la stessa richiesta a più colleghi?
Sì. Puoi assegnare le domande tecniche e quelle commerciali a persone diverse e indicare chi prepara la risposta finale. Conferma i compiti proposti prima di distribuire il lavoro.
Come indico a quale collega assegnare una richiesta?
Descrivi i tipi di richiesta e i rispettivi referenti. ActaFlow propone i compiti sulla base delle regole fornite; controlla assegnazioni e accessi prima di distribuire il lavoro.
La distribuzione apre un ticket nel mio help desk?
L’esempio organizza il lavoro interno. L’apertura di ticket su uno strumento esterno dipende dall’integrazione e dalle operazioni effettivamente disponibili.
Il tuo problema è diverso?
Racconta cosa devi fare. L’AI ti spiega come potresti automatizzarlo con ActaFlow.
Caricamento della chat…
La chat non è disponibile in questo browser. Puoi continuare in ActaFlow.
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