Preparare una pratica energetica per il back office
ActaFlow raccoglie dati cliente, offerta scelta e documenti in un riepilogo. Il back office vede cosa è pronto e cosa manca.
Descrivi il lavoro. ActaFlow crea il flusso.
La richiesta
Prepara il riepilogo della pratica per il back office con dati confermati, documenti mancanti e compiti dei colleghi.
ActaFlow organizza i passaggi della richiesta. Aggiungi i documenti e controlla i dati prima di usare il risultato.
I passaggi del flusso
- Carica richiesta e documentiIl broker indica l’offerta scelta, carica gli allegati e seleziona i colleghi coinvolti.
- Assegna le verificheActaFlow propone chi raccoglie i dati, chi controlla i documenti e chi rivede la pratica.
- Raccogli dati e documentiI colleghi completano i compiti assegnati e confermano il lavoro svolto.
- Controlla la praticaIl referente verifica dati cliente, offerta scelta e documenti ancora mancanti.Controllo del responsabile
- Prepara il riepilogo per il back officeActaFlow condivide con i colleghi autorizzati il riepilogo e i documenti dopo la conferma.
Dati e allegati nello stesso riepilogo
Il back office trova l’offerta scelta, i dati cliente e i riferimenti ai documenti condivisi.
Un collega per ciascuna verifica
Il piano indica chi raccoglie i dati, chi controlla gli allegati e chi approva il passaggio.
Elenco di ciò che manca
Il riepilogo distingue i documenti ricevuti dai dati e dagli allegati ancora da chiedere.
Il back office riceve gli allegati, ma deve chiedere cosa fare
Il commerciale conosce la richiesta del cliente. Il back office riceve bolletta e contratto, ma deve ancora chiedere quale offerta sia stata scelta e quali dati siano da verificare.
Il referente verifica dati cliente, offerta scelta e documenti ancora mancanti.
Bolletta, documento e offerta arrivano in momenti diversi. Serve un riepilogo con i dati confermati e i documenti da richiedere.
Provalo con i tuoi documenti.
Descrivi l’attività in chat e aggiungi i documenti da usare.
Ti servono
- Richiesta del cliente e documenti della pratica
- Checklist del back office
- Colleghi incaricati e referente della revisione
- 1
Aggiungi i colleghi al workspace e assegna gli accessi ai documenti della pratica.
- 2
Descrivi in chat la checklist del back office e conferma chi deve svolgere ciascuna verifica.
Configurazione e limiti
- Il riepilogo viene condiviso nel team e non invia la pratica al portale di un fornitore.
- I colleghi devono avere accesso ai documenti necessari prima di poter svolgere le verifiche assegnate.
Descrivi la vostra checklist. ActaFlow prepara i compiti e il riepilogo da far verificare al referente.
Leggi la richiesta di esempio
Voglio preparare una pratica energetica per il back office. Dalla richiesta del cliente e dai documenti che caricherò, raccogli dati cliente, offerta scelta e allegati disponibili. Elenca ciò che manca, proponi chi deve raccoglierlo e chi deve controllare la pratica. Chiedi conferma al referente prima di condividere riepilogo e documenti con i colleghi autorizzati.
Domande frequenti
I colleghi possono lavorare in parallelo?
Sì. Puoi assegnare la raccolta dei dati e il controllo degli allegati a colleghi diversi. Nel piano indichi quali compiti possono iniziare subito e quali devono aspettare un risultato.
Chi vede i documenti della pratica?
I colleghi con gli accessi previsti per quei documenti. Prima di condividere il riepilogo, configura i permessi delle persone coinvolte.
Cosa posso includere nel riepilogo della pratica?
Dati cliente, offerta scelta, documenti disponibili, allegati mancanti e compiti dei colleghi. La checklist del back office definisce quali informazioni raccogliere e verificare.
Il riepilogo viene inviato al portale del fornitore?
Questo esempio prepara il passaggio interno al team. Il caricamento della pratica nel portale del fornitore resta un’attività separata.
Il tuo problema è diverso?
Racconta cosa devi fare. L’AI ti spiega come potresti automatizzarlo con ActaFlow.
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