Preparare un aggiornamento al cliente sullo stato della pratica
ActaFlow ricostruisce le attività documentate e raccoglie gli aggiornamenti dei colleghi per preparare una risposta al cliente.
Descrivi il lavoro. ActaFlow crea il flusso.
La richiesta
Riunisci documenti e aggiornamenti dei colleghi e prepara una bozza al cliente sullo stato della pratica.
ActaFlow organizza i passaggi della richiesta. Aggiungi i documenti e controlla i dati prima di usare il risultato.
I passaggi del flusso
- Scegli la pratica e i colleghiIndica la domanda del cliente e seleziona documenti, comunicazioni e referenti da coinvolgere.
- Ricostruisci le attività documentateActaFlow ordina attività, documenti ricevuti e richieste ancora aperte con i riferimenti.
- Chiedi gli aggiornamenti ai colleghiI collaboratori confermano attività completate, documenti ricevuti e punti ancora in attesa.
- Verifica lo stato da comunicareIl professionista controlla i fatti e conferma cosa comunicare e quali date indicare.Controllo del responsabile
- Prepara l’aggiornamento al clienteActaFlow scrive la bozza con attività svolte, richieste aperte e prossimi passi confermati.
Attività con i documenti di riferimento
La cronologia collega i passaggi della pratica ai materiali selezionati.
Aggiornamenti confermati dai colleghi
Le attività svolte fuori dalle email vengono riportate solo dopo la conferma del referente.
Risposta pronta da rivedere
La bozza riporta lo stato verificato dal professionista e le richieste ancora aperte.
Il cliente chiede notizie e devi interrogare più colleghi
La pratica è già avviata, ma documenti, attività svolte e richieste ancora aperte sono distribuiti tra email e collaboratori. Per aggiornare il cliente devi prima verificare che cosa sia stato completato.
Il professionista controlla i fatti e conferma cosa comunicare e quali date indicare.
Un collaboratore ha ricevuto un allegato. Un altro attende una conferma dal cliente e l’ultimo riepilogo non riporta nessuno dei due aggiornamenti.
Provalo con i tuoi documenti.
Descrivi l’attività in chat e aggiungi i documenti da usare.
Ti servono
- Documenti e note della pratica selezionati
- Email pertinenti o conversazioni Gmail autorizzate
- Aggiornamenti dei collaboratori e modello di comunicazione
- 1
Aggiungi i collaboratori al workspace e assegna gli accessi alla pratica.
- 2
Descrivi in chat il formato dell’aggiornamento e chi deve verificarlo prima della bozza.
Configurazione e limiti
- ActaFlow non accede automaticamente a fascicoli giudiziari, cassetti fiscali o gestionali.
- Le email richiedono materiali forniti o Gmail collegato con permessi adeguati. La bozza non valuta l’esito legale o fiscale della pratica e non viene inviata.
Seleziona la pratica e indica i colleghi che devono confermare le attività.
Leggi la richiesta di esempio
Prepara un aggiornamento al cliente sulla pratica che descriverò. Ricostruisci le attività dai documenti selezionati e chiedi ai collaboratori di confermare ciò che hanno completato e ciò che attendono. Dopo la mia verifica prepara una bozza con attività svolte, richieste aperte e prossimi passi confermati.
Domande frequenti
Come vengono incluse le attività svolte fuori dalle email?
I collaboratori le descrivono e le confermano nel piano di lavoro. ActaFlow le include nel riepilogo indicando il referente.
Il cliente riceve automaticamente l’aggiornamento?
Questo esempio prepara una bozza dopo il controllo del professionista. Il referente decide come e quando inviarla.
Quali informazioni usa per preparare l’aggiornamento?
Fornisci i materiali aggiornati della pratica e indica quali informazioni possono essere comunicate. Il referente controlla che la bozza distingua attività concluse e punti ancora aperti.
Posso rivedere il messaggio prima di inviarlo?
Sì. Chiedi di preparare soltanto la bozza e prevedi la revisione del referente. L’eventuale invio richiede uno strumento collegato e i relativi permessi.
Il tuo problema è diverso?
Racconta cosa devi fare. L’AI ti spiega come potresti automatizzarlo con ActaFlow.
Caricamento della chat…
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