Preparare il fascicolo e le attività aperte per il collega che subentra
ActaFlow riunisce documenti, attività aperte e aggiornamenti del collega uscente in una nota per chi prende in carico la pratica.
Descrivi il lavoro. ActaFlow crea il flusso.
La richiesta
Prepara indice del fascicolo, attività aperte e domande al collega uscente prima del passaggio di pratica.
ActaFlow organizza i passaggi della richiesta. Aggiungi i documenti e controlla i dati prima di usare il risultato.
I passaggi del flusso
- Definisci il passaggio di praticaIndica il collega che subentra, la data del passaggio e i documenti da includere.
- Prepara indice e attività aperteActaFlow ordina i documenti e raccoglie attività completate, versioni dubbie e richieste aperte.
- Conferma il lavoro ancora apertoIl collega uscente chiarisce versioni, decisioni prese e attività da proseguire.
- Verifica la consegnaIl responsabile controlla documenti, attività e accessi e conferma cosa passare al nuovo referente.Controllo del responsabile
- Prepara la nota per il collegaActaFlow scrive la nota con documenti da usare, attività aperte e responsabili confermati.
Indice dei documenti selezionati
Ogni file incluso nella consegna compare nella nota con il riferimento disponibile.
Attività da proseguire
Il collega vede richieste aperte e decisioni confermate dal referente uscente.
Nota verificata dal responsabile
La consegna usa documenti e accessi controllati prima di preparare la versione finale.
Il nuovo referente riceve i file ma deve ricostruire il lavoro
Quando un collega si assenta o cambia incarico, chi subentra deve sapere quali attività sono state svolte, quali documenti usare e quali risposte mancano. L’elenco dei file da solo non spiega queste decisioni.
Il responsabile controlla documenti, attività e accessi e conferma cosa passare al nuovo referente.
Il fascicolo contiene due versioni della relazione. Il collega uscente deve confermare quella da usare e spiegare quale risposta attende dal cliente.
Provalo con i tuoi documenti.
Descrivi l’attività in chat e aggiungi i documenti da usare.
Ti servono
- Documenti e corrispondenza della pratica selezionati
- Checklist di consegna e indicazioni sull’incarico
- Note del collega uscente e del responsabile
- 1
Indica in chat data, referente uscente e collega che subentra.
- 2
Carica la checklist dello studio e assegna gli accessi ai documenti da passare.
Configurazione e limiti
- La nota non certifica completezza o autenticità del fascicolo e non trasferisce archivi dai gestionali.
- Il responsabile decide quali documenti possano essere trasmessi. Questo esempio non formalizza un subentro e non invia PEC.
Indica chi subentra e quali documenti deve trovare nel fascicolo.
Leggi la richiesta di esempio
Prepara il passaggio della pratica al collega che indicherò. Crea l’indice dei documenti selezionati ed elenca attività aperte e versioni da confermare. Chiedi chiarimenti al collega uscente. Dopo la verifica del responsabile prepara la nota di consegna con documenti, attività e referenti confermati.
Domande frequenti
Posso usarlo per un’assenza temporanea?
Sì. Indica periodo dell’assenza e attività che il collega deve seguire. La nota può limitarsi ai documenti e alle decisioni necessari.
ActaFlow assegna l’incarico professionale al nuovo collega?
Prepara il piano interno e la nota di consegna. L’assegnazione dell’incarico e gli eventuali adempimenti restano al responsabile.
Cosa deve contenere il passaggio a un collega?
Puoi chiedere un riepilogo con stato della pratica, documenti pertinenti, punti aperti e prossime attività. Il referente verifica il contenuto prima di condividerlo.
Il collega riceve anche i documenti privati?
Il passaggio del lavoro non sostituisce i permessi delle fonti. Prima della condivisione configura gli accessi del collega ai documenti necessari.
Fonti e approfondimenti
Il tuo problema è diverso?
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