Trovare e richiedere i documenti mancanti di una pratica
ActaFlow confronta gli allegati con la tua checklist e prepara l’email con i documenti da chiedere al cliente.
Descrivi il lavoro. ActaFlow crea il flusso.
La richiesta
Confronta gli allegati con la checklist della pratica. Elenca i documenti mancanti e prepara un’email da farmi approvare.
ActaFlow organizza i passaggi della richiesta. Aggiungi i documenti e controlla i dati prima di usare il risultato.
I passaggi del flusso
- Carica checklist e allegatiIndica quali documenti servono e carica i file già ricevuti dal cliente.
- Leggi i documenti ricevutiActaFlow legge gli allegati e segnala i file poco leggibili o dal contenuto incerto.
- Prepara l’elenco dei mancantiActaFlow confronta i file con la checklist e prepara un’email con le integrazioni da chiedere.
- Approva la richiesta al clienteIl referente controlla i documenti richiesti, il destinatario e il testo dell’email.Controllo del responsabile
- Invia la richiesta con GmailActaFlow invia l’email approvata con l’account Gmail collegato e i permessi configurati.
Elenco dei documenti mancanti
Il confronto segue la checklist definita dallo studio per quel tipo di pratica.
Email pronta da rivedere
La bozza elenca i documenti da integrare e i file da inviare di nuovo perché poco leggibili.
Controllo prima dell’invio
Il referente può correggere destinatario e testo prima dell’invio con Gmail.
Il cliente invia alcuni allegati, poi devi chiedere gli altri
I documenti arrivano con email diverse e nomi poco chiari. Per sapere cosa manca devi aprire i file, confrontarli con la checklist e scrivere una richiesta che eviti di chiedere di nuovo ciò che hai già ricevuto.
Il referente controlla i documenti richiesti, il destinatario e il testo dell’email.
Per aprire la pratica servono documento d’identità, visura e contratto. Il cliente invia tre file, ma due sono copie dello stesso contratto.
Provalo con i tuoi documenti.
Descrivi l’attività in chat e aggiungi i documenti da usare.
Ti servono
- Checklist dei documenti richiesti dallo studio
- Allegati ricevuti dal cliente
- Referente della revisione e account Gmail per l’eventuale invio
- 1
Carica la checklist dello studio e gli allegati della pratica.
- 2
Descrivi in chat come preparare la richiesta. Per inviarla, collega Gmail e configura l’approvazione del referente.
Configurazione e limiti
- La presenza di un file non dimostra che sia autentico, completo o sufficiente per un adempimento.
- Scansioni e documenti ambigui richiedono una verifica prima di dichiarare completa la raccolta.
Carica la checklist e gli allegati ricevuti. Chiedi ad ActaFlow di preparare l’email per il cliente.
Leggi la richiesta di esempio
Voglio controllare quali documenti mancano in una pratica. Confronta gli allegati ricevuti con la checklist che caricherò. Elenca i documenti presenti, quelli mancanti e i file poco leggibili. Prepara una bozza email con le integrazioni da chiedere. Fammi approvare destinatario e testo prima di un eventuale invio con Gmail.
Domande frequenti
Posso usare checklist diverse per tipo di pratica?
Sì. Carica la checklist adatta e indica a quale pratica si riferisce. Lo studio decide quali documenti sono necessari e mantiene aggiornato l’elenco.
Posso preparare l’email senza inviarla?
Sì. Chiedi soltanto l’elenco dei mancanti e la bozza. L’invio richiede Gmail collegato, i permessi necessari e l’approvazione prevista nel flusso.
Come distingue un documento ricevuto da uno ancora da chiedere?
Il confronto usa la checklist dello studio e gli allegati che fornisci. Chiedi di tenere separati documenti presenti, mancanti e da verificare prima di preparare la richiesta al cliente.
Un allegato presente rende completa la pratica?
Il referente deve controllare leggibilità, contenuto e pertinenza. La presenza del file, da sola, non dimostra che il documento sia completo o sufficiente per la pratica.
Il tuo problema è diverso?
Racconta cosa devi fare. L’AI ti spiega come potresti automatizzarlo con ActaFlow.
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