Preparare dati e documenti per una nuova pratica cliente
ActaFlow riassume la richiesta del cliente, elenca i documenti da chiedere e propone chi deve preparare la pratica.
Descrivi il lavoro. ActaFlow crea il flusso.
La richiesta
Dalla richiesta del nuovo cliente prepara una scheda con dati, documenti mancanti e compiti da far approvare al referente.
ActaFlow organizza i passaggi della richiesta. Aggiungi i documenti e controlla i dati prima di usare il risultato.
I passaggi del flusso
- Carica la richiesta del clienteRaccogli email, allegati e informazioni già confermate dal cliente.
- Prepara la scheda della praticaActaFlow riassume il lavoro richiesto, i dati disponibili e le domande da fare al cliente.
- Proponi i compiti dei colleghiActaFlow propone chi raccoglie i documenti, chi prepara la pratica e chi la controlla.
- Approva scheda e assegnazioniIl referente verifica il lavoro richiesto, gli accessi ai documenti e i compiti proposti.Controllo del responsabile
- Avvia il lavoro dei colleghiI colleghi raccolgono i documenti e preparano la pratica secondo i compiti confermati.
Scheda della richiesta iniziale
Il referente trova il lavoro richiesto, i dati cliente e i documenti disponibili nello stesso riepilogo.
Domande da fare al cliente
Gli accordi telefonici e le informazioni senza conferma sono elencati tra i punti da chiarire.
Compiti assegnati ai colleghi
Il piano indica chi raccoglie gli allegati, chi prepara la pratica e chi deve rivederla.
Prima di iniziare devi ricostruire cosa chiede il cliente
Il cliente descrive il bisogno in un’email, invia documenti a più colleghi e cita accordi telefonici. Il referente deve raccogliere le informazioni e chiarire ciò che manca prima di assegnare la pratica.
Il referente verifica il lavoro richiesto, gli accessi ai documenti e i compiti proposti.
Un nuovo cliente chiede assistenza e allega una bozza. Mancano i dati della società e la conferma di quanto discusso al telefono.
Provalo con i tuoi documenti.
Descrivi l’attività in chat e aggiungi i documenti da usare.
Ti servono
- Richiesta iniziale e allegati del cliente
- Checklist di apertura dello studio
- Referente e colleghi coinvolti
- 1
Carica la checklist di apertura e indica chi può accedere ai documenti del cliente.
- 2
Descrivi in chat i compiti dello studio e scegli il referente che deve approvare il piano.
Configurazione e limiti
- Preparare la scheda della pratica non equivale ad accettare l’incarico o a verificare il cliente.
- Lo studio resta responsabile di identificazione, adeguata verifica e conservazione dei documenti.
Carica la prima richiesta e gli allegati. ActaFlow riassume cosa serve per iniziare la pratica.
Leggi la richiesta di esempio
Voglio preparare l’apertura di una pratica nello studio. Dalla richiesta del cliente e dai documenti che caricherò, prepara una scheda con lavoro richiesto, dati disponibili, documenti mancanti e domande da chiarire. Proponi i compiti dei colleghi e chiedi al referente di approvare scheda e assegnazioni. L’accettazione dell’incarico resta allo studio.
Domande frequenti
ActaFlow accetta l’incarico al posto dello studio?
Questo esempio prepara la scheda della richiesta e organizza il lavoro dei colleghi. Lo studio decide se accettare l’incarico ed esegue le verifiche professionali richieste.
Posso affidare raccolta e revisione a persone diverse?
Sì. Indica chi raccoglie gli allegati e chi controlla la pratica. Il piano può far partire la revisione dopo la raccolta; ciascuna persona deve avere accesso ai documenti necessari.
Posso partire dalla checklist già usata nello studio?
Sì. Carica la checklist di apertura con la richiesta iniziale e gli allegati. Indica i colleghi coinvolti e chi deve controllare e approvare il piano.
La scheda preparata dall’AI vale come verifica del cliente?
La scheda organizza le informazioni e il lavoro. Identificazione, accettazione dell’incarico e verifiche professionali restano responsabilità dello studio.
Il tuo problema è diverso?
Racconta cosa devi fare. L’AI ti spiega come potresti automatizzarlo con ActaFlow.
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